CRM для строительной компании: что в ней должно быть кроме воронки продаж

Короткий ответ: CRM для строительной компании — это система, где кроме заявок и сделок живёт всё, что происходит с клиентом после «да»: тендер и коммерческое предложение, договор и допсоглашения, объект с этапами, акты и оплаты, гарантийные обращения после сдачи. Обычная CRM для продаж закрывает первую треть этого пути. Остальное либо настраивают поверх коробки, либо берут из 1С через обмен, либо делают свою систему — разбираем, где проходит граница и как выбрать без лишних трат.

Что такое CRM для строительной компании?

Это общая база по клиентам, тендерам, договорам и объектам, где у каждой записи есть ответственный, срок и история. Её задача — чтобы руководитель видел, что продаётся, что строится и кто сколько должен, без сбора таблиц от трёх отделов.

В строительной компании клиентские данные обычно разбросаны: заявки — у менеджера в почте, расчёты — у сметчика, договоры — у юриста в папке, акты — у прораба и бухгалтера, оплаты — в 1С. Пока объектов два-три, это держится на памяти руководителя. Когда их десять, начинаются типовые потери: КП ушло с устаревшими ценами, допсоглашение подписали, а в расчёте с заказчиком его нет, аванс зачли дважды, гарантийную заявку по сданному дому никто не взял в работу.

CRM не заменяет ни сметную программу, ни 1С, ни систему контроля на площадке. Её роль — связать карточку клиента с договором, объектом и деньгами, чтобы ответ на вопрос «что у нас с этим заказчиком» занимал минуту.

Чем она отличается от CRM для продаж?

Главное отличие — длина цикла и число документов после сделки. В рознице сделка закрывается оплатой, в стройке она с неё только начинается: дальше месяцы работ, этапы, акты, изменения цены и гарантийный период. CRM должна вести клиента через весь этот путь.

Различия, которые сразу видны на практике:

• Одна сделка — несколько денег. В продажах у сделки одна сумма. У строительного договора есть цена, аванс, суммы по этапам, удержания и допсоглашения, которые эту цену меняют.
• Объект как центр. Вокруг объекта собираются заказчик, субподрядчики, этапы, акты и обращения. В коробочной CRM такого понятия нет, есть только компания и сделка.
• Длинный хвост после сдачи. По статье 756 Гражданского кодекса предельный срок обнаружения недостатков строительных работ — пять лет. Значит, карточка объекта нужна и через годы после последнего акта.
• Много участников со своей стороны. С одним клиентом работают менеджер, сметчик, руководитель проекта, прораб, юрист и бухгалтер. Каждому нужен свой срез и свои права.

Какие процессы стройки в неё ложатся?

Шесть процессов: тендеры и КП, договоры и допсоглашения, объекты и этапы, акты и оплаты, работа с субподрядчиками и гарантийные обращения. Не обязательно запускать все сразу — обычно начинают с двух-трёх, где сейчас больше всего ручной сверки.

Тендеры и коммерческие предложения. Карточка тендера с площадкой, сроком подачи, требованиями к обеспечению и решением «участвуем / не участвуем» с причиной. Через полгода из этих карточек видно, в каких закупках компания выигрывает и почему проигрывает. КП хранится версиями: что отправили, когда и по какой цене.

Договоры и допсоглашения. Договор — отдельная запись со своими реквизитами, сроками и ценой, а допсоглашения выстраиваются в цепочку. Итоговая цена договора считается автоматически, с учётом всех изменений, а не переписывается вручную. Именно здесь чаще всего расходятся данные продаж и бухгалтерии.

Объекты и этапы. Объект разбит на этапы с плановыми объёмами, сроками и суммами. По каждому этапу виден факт: что выполнено, что принято заказчиком, что оплачено. Руководителю это даёт картину по всем объектам на одном экране.

Акты и оплаты. Акты выполненных работ привязаны к этапам, а оплаты — к актам. Система показывает, сколько аванса уже зачтено, какие удержания есть по договору и какой остаток к оплате. Сами акты и платёжки при этом формируются и проводятся в учётной системе, CRM получает их статусы.

Субподрядчики. Свои договоры, акты и задолженность по каждому субподрядчику в разрезе объекта. Плюс история: кто сдавал в срок, у кого были замечания при приёмке.

Гарантийные обращения. Заявка по сданному объекту: адрес, описание дефекта, фото, срок устранения и ответственный. Обращения удобно принимать через форму или бота и сразу привязывать к объекту и договору, чтобы было видно, чья это зона ответственности. Как выстроить сам процесс приёма и устранения таких заявок, разобрали в статье про гарантийный отдел застройщика.

Процесс	Что нужно в системе	Коробочная CRM	Как закрыть
Тендеры и запросы КП	Карточка тендера: площадка, срок подачи, обеспечение, расчёт, решение «участвуем / нет»	Частично: как сделка с доп. полями	Настройка полей и стадий, без разработки
Договор и допсоглашения	Договор как отдельный объект, цепочка допсоглашений, итоговая цена с учётом всех изменений	Обычно нет: сумма сделки одна	Свой объект или связка с учётом
Объекты и этапы	Объект → этапы → объёмы, план и факт по каждому этапу	Нет: в коробке нет понятия «объект»	Свой модуль или связка с программой стройконтроля
Акты и оплаты	Акты выполненных работ по этапам, аванс и его зачёт, удержания, остаток к оплате	Счета есть, логики аванса и удержаний нет	Связка с 1С или своя логика
Субподрядчики	Свои договоры, акты и долги по каждому субподрядчику на объекте	Как контакты, без привязки к этапам	Свой объект или отдельный кабинет
Гарантийные обращения	Обращение по сданному объекту: адрес, дефект, фото, срок устранения, ответственный	Можно собрать на задачах или обращениях	Настройка, иногда бот для приёма заявок

Бесплатная или коробочная CRM: где потолок?

Потолок — там, где у процесса появляется вторая сумма или второй уровень вложенности: допсоглашения к договору, этапы внутри объекта, удержания внутри акта. Продажи, задачи и тендеры коробка вытягивает настройкой; деньги объекта — уже нет.

Коробочные CRM, включая бесплатные тарифы, хорошо делают то, для чего созданы: принимают заявки с сайта и звонков, ведут сделки по стадиям, ставят задачи, хранят переписку. Например, у Битрикс24 есть бесплатный тариф; что входит в него и в платные тарифы, поставщик перечисляет на странице цен, и проверять это стоит перед выбором, а не после. Для отдела продаж строительной компании этого часто достаточно.

Проблемы начинаются, когда в коробку пытаются положить учёт объекта. Типовые обходные пути — договор как сделка, этапы как подзадачи, акты как файлы во вложениях — работают первые месяцы. Потом оказывается, что отчёт «сколько не оплачено по актам на всех объектах» собрать нельзя: суммы лежат в комментариях и файлах, а не в полях. В таблице ниже — что из процессов стройки коробка закрывает и где нужен другой путь.

Честное правило: если после настройки стадий и полей 80 % ежедневной работы укладывается в коробку, а остальное приходит из 1С, своя разработка не нужна. Если же половина процессов живёт в таблицах рядом с CRM, вы уже платите за вторую систему — только вручную, временем сотрудников. Подробно этот выбор мы разбирали в статье «Своя CRM или готовая с доработками».

Связка с 1С, сметой и объектами

CRM не должна дублировать учёт. Бухгалтерия, проводки и закрывающие документы остаются в 1С, смета — в сметной программе, площадка — в системе стройконтроля. CRM получает из них то, что нужно для управления, и отдаёт обратно данные клиента и договора.

Схема обмена, которую мы обычно предлагаем:

• CRM → 1С: новый контрагент и договор появляются в 1С из карточки CRM, без повторного ввода реквизитов.
• 1С → CRM: оплаты, задолженность по договору и статусы актов возвращаются в карточку объекта, обычно раз в несколько минут или по событию.
• Смета → CRM: итоговые суммы сметы по этапам загружаются как план объекта, чтобы сравнивать с фактом. Позиции сметы в CRM переносить не нужно.
• Стройконтроль → CRM: процент выполнения этапов и закрытые замечания, чтобы менеджер видел, можно ли выставлять акт. Как выбрать такую программу, — в статье про программу для строительного контроля.

Отдельная задача — бумажный архив. Если договоры, допсоглашения и акты за прошлые годы лежат сканами, их приходится вносить в систему. В нашем кейсе «Реестр» эту работу делает распознавание: около 35 секунд на один документ, 9 типов документов связываются в одну цепочку, реквизиты извлекает ИИ, а проверяет сотрудник. Для обычной CRM это не обязательно, но при большом архиве экономит недели ручного ввода.

Связка готовой CRM с 1С делается по тарифу «Интеграции и автоматизация» — от 32 000 ₽ и от 2 дней, в него входит связка до двух систем. Доработка самой конфигурации 1С в тариф не входит и оценивается отдельно. Своя CRM — по тарифу «Веб-приложение / SaaS», от 160 000 ₽ и от 10 дней; из чего складывается эта цена, разобрано в статье «Сколько стоит разработка CRM на заказ». Все ориентиры по стройке собраны на странице программ для строительных компаний.

Как выбрать за 5 шагов?

Начните не с поставщика, а с карты процессов: что ведёте сейчас, где и кто. Потом отсеките то, что уже закрыто 1С и другими программами, и только после этого сравнивайте коробку с настройкой, связку с 1С и свою разработку.

1. Распишите путь клиента. От заявки или тендера до гарантийного обращения: какие документы появляются, кто их создаёт, где они лежат сейчас. Одной страницы обычно хватает.
2. Отметьте, что уже закрыто. Бухгалтерия в 1С, сметы в сметной программе, площадка в системе стройконтроля, закупки в программе снабжения. Эти данные в CRM нужно получать, а не вводить заново.
3. Найдите три самые дорогие точки ручной сверки. Например: итоговая цена договора с допсоглашениями, остаток к оплате по актам, неотвеченные гарантийные заявки. Под них и выбирается система.
4. Проверьте коробку на своих данных. Заведите в пробной версии один реальный объект целиком: договор, два допсоглашения, три акта, аванс. Если итоговые цифры собираются без таблицы рядом — коробки хватает.
5. Сравните полную стоимость за два-три года. Подписка за всех пользователей плюс настройка и обмен с 1С против разовой разработки плюс поддержка. Поддержка у нас — от 7 900 ₽ в месяц; бесплатная поддержка после запуска веб-приложения — 14 дней, гарантия по договору — 30 календарных дней с даты акта.

Когда отдельная CRM не нужна?

Когда компания ведёт два-три объекта в год, клиентов знает поимённо, а деньги и акты уже в порядке в 1С. В этом случае CRM добавит ещё одно место, куда нужно вносить данные, и через месяц её перестанут открывать.

Ещё три ситуации, где начинать стоит с другого:

• Основная боль — площадка, а не клиенты. Если теряются замечания, сроки и фото с объекта, нужна программа стройконтроля, а не CRM.
• Основная боль — закупки. Если время уходит на сбор и сравнение предложений поставщиков, начните с программы для снабжения.
• Процессы ещё не устоялись. Если каждый руководитель проекта ведёт договоры по-своему, система закрепит хаос. Сначала договоритесь о правилах, потом автоматизируйте.

Какие ошибки встречаются чаще всего?

Почти все ошибки сводятся к одному: CRM пытаются сделать учётной системой или, наоборот, ставят её только отделу продаж, а договоры и акты оставляют в таблицах. В обоих случаях через полгода цифры в CRM и в 1С расходятся.

• Дублируют бухгалтерию. Суммы актов и оплат вводят вручную в CRM и в 1С. Правильно — вести в одном месте и передавать обменом.
• Хранят деньги в комментариях. Сумма допсоглашения записана текстом, а не в поле. Её не увидит ни отчёт, ни итоговая цена договора.
• Не дают прав по ролям. Прораб видит маржу по объекту, а субподрядчик — чужие договоры. Права настраиваются до запуска, а не после первой утечки.
• Заносят весь архив разом. Перенос десятков старых договоров затягивает запуск на месяцы. Начните с действующих объектов, архив переносите вторым этапом.
• Не назначают владельца системы. Если никто не отвечает за справочники, стадии и правила, через квартал в CRM три варианта названия одного заказчика.

Практический вывод: для строительной компании CRM — это прежде всего карточка объекта с договором, этапами и деньгами, а не воронка. Продажи и тендеры удобно вести в коробке с настройкой, деньги объекта — получать из 1С обменом, а свою систему заказывать тогда, когда без таблиц рядом с коробкой уже не обойтись.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли вести строительную компанию в бесплатной CRM?

Продажи — да: заявки, клиенты, звонки и стадии сделок бесплатный тариф обычно закрывает. Договоры с допсоглашениями, объекты с этапами и акты с удержаниями в бесплатных и базовых тарифах не предусмотрены, их придётся вести рядом, в таблицах или учётной программе.

Подойдёт ли Битрикс24 для строительной компании?

Для отдела продаж, задач и документов по сделке — подходит, а стадии и поля под тендеры настраиваются без программиста. Учёт объекта, актов по этапам и зачёта аванса придётся либо дорабатывать, либо брать из 1С через обмен, а лимиты тарифов смотреть на странице цен поставщика.

Сколько стоит CRM для строительной компании на заказ?

Своя CRM у нас делается по тарифу «Веб-приложение / SaaS» — от 160 000 ₽ и от 10 дней. Связка уже работающей CRM с 1С или сайтом — по тарифу интеграций от 32 000 ₽ и от 2 дней. Точную цену и срок называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Нужно ли переносить бухгалтерию из 1С в CRM?

Нет. Проводки, налоги и закрывающие документы остаются в 1С, а CRM получает из неё нужное для управления: оплаты, задолженность, статусы актов. Дублировать учёт в двух системах — частая ошибка, после которой цифры расходятся.

Чем CRM отличается от программы для строительного контроля?

CRM ведёт деньги и отношения: тендеры, договоры, акты, оплаты, клиентов и субподрядчиков. Программа стройконтроля ведёт площадку: задачи, замечания, приёмку работ, фото и чек-листы. Это разные системы, и правильнее связать их по объекту, чем пытаться сделать одну из другой.

Услуги и кейсы по теме: ИИ для стройки и производства · кейс «Реестр» · цены и сроки