← Все статьи

ПТО тонет в исполнительной документации: реально ли отдать это нейросети

Договоры, допсоглашения, акты КС-2 и КС-3, УПД, счета-фактуры, банковские гарантии, платёжки — на одном крупном объекте это не пачка бумаг, а десятки папок в разных форматах, разложенные между почтой, мессенджерами и Excel. Свести это вручную в ответ на простой вопрос «сколько законтрактовано, исполнено и оплачено» — недели работы и неизбежные ошибки. Разбираем на примере нашего продукта «Реестр», что из этой рутины реально можно отдать нейросети, а что по-прежнему остаётся за инженером и бухгалтером.

Какие документы у вас в ПТО система вообще может разобрать

«Реестр» принимает документы как есть — сканы, фото, PDF, Word, Excel, пачкой или сразу целой папкой, без предварительной сортировки. В работу идут договоры, допсоглашения, акты КС-2 и КС-3, УПД, счета-фактуры, банковские гарантии и платёжки — то есть ровно тот набор бумаг, который обычно и оседает в ПТО грудой на столе или разрозненными файлами в почте и на дисках. Не нужно заранее раскладывать их по типам или переименовывать файлы — система сама разбирается, что перед ней.

Как устроен конвейер из пяти шагов

Обработка построена как конвейер из пяти шагов: загрузка → распознавание → извлечение реквизитов → связывание в цепочки → расчёт финансов, а порядок, в котором документы попадают в систему, значения не имеет — связи между ними собираются сами.

• Загрузка. Документы можно закидывать пачкой или сразу целой папкой — очередь съедает любой объём одинаково.
• Распознавание. ИИ читает цифровые и рукописные сканы и сам определяет тип документа — договор перед ним, акт КС-2 или счёт-фактура.
• Извлечение реквизитов. Из документа вытаскиваются номера, даты, стороны, ИНН, суммы с разбивкой НДС и сроки.
• Связывание в цепочки. Допсоглашение находит свой договор, акт — своё допсоглашение, платёж — свой акт, даже если они загружены в разное время и в разном порядке.
• Расчёт финансов. На основе собранной цепочки система считает итоговые суммы по договору.

Так порядок загрузки перестаёт быть вашей проблемой: можно закинуть в систему сначала акт, через неделю — договор к нему, и цепочка всё равно соберётся сама.

По нашим цифрам на этом кейсе распознавание одного документа занимает около 35 секунд, а в одну цепочку связей — договор, допсоглашения, первичка, платежи, гарантии — может собираться до девяти разных типов документов. Это не значит, что вся папка ПТО разбирается мгновенно: чем больше в проекте документов и связей между ними, тем больше суммарное время обработки. Но разница с ручной работой не в том, что человек медленнее читает один документ, а в том, что он не может держать в голове связи между сотнями документов одновременно и сверять их без ошибок — а конвейеру для этого не нужно ничего, кроме самих файлов.

Что видно по деньгам после того, как документы обработаны

После обработки система показывает по каждому договору: законтрактовано, исполнено, оплачено, остаток, НДС по статьям и отклонения — то есть ровно те цифры, ради которых ПТО и бухгалтерия и собирают этот ворох бумаг. Это не файловое хранилище, куда документы складываются «на всякий случай», а расчёт, который иначе пришлось бы сводить вручную по каждому договору и каждому допсоглашению отдельно.

Что система подсвечивает как риск

Отдельно «Реестр» подсвечивает риски: истекающие банковские гарантии, недосвязанные акты и превышения сумм — то есть именно то, что при ручной проверке обычно всплывает слишком поздно, на сверке в конце квартала или при подготовке к проверке. Пока риск виден заранее, у ПТО и бухгалтерии остаётся время его закрыть, а не объяснять постфактум, почему гарантия истекла незамеченной.

Кто в итоге принимает решение — ИИ или человек

Решение всегда остаётся за человеком: в «Реестре» ИИ извлекает реквизиты и считает цифры, а сотрудник только подтверждает результат — система не принимает решения сама. Это тот же принцип, на котором построены и другие наши продукты для стройки: например, в СтройОко ИИ по фото готовит черновик замечания — описание, категорию, критичность, — а не окончательный вердикт; мы разбирали это подробно в статье про ИИ и фото на стройке. Здесь работает та же граница: собрать, посчитать и подсветить — задача нейросети, а решить, принять акт или разбираться с расхождением, — задача человека.

Документооборот и согласования — не только учёт, но и маршруты

Помимо разбора уже поступивших документов, отдельная задача — согласование того, что ещё только готовится: заявки, договоры, КС-2 и сметы. На странице автоматизации и ИИ это отдельный блок «Документооборот и согласования»: электронные заявки и маршруты согласований по договорам, КС-2 и сметам — прозрачные цепочки утверждения вместо писем и бумаги. По деньгам и срокам такая доработка — часть тарифа «Интеграции и автоматизация»: от 32 000 ₽, от 2 дней, точная смета зависит от количества систем и маршрутов согласования. Подробнее о том, как СтройОко и Снабженец закрывают повседневный контроль объекта и закупки, — на странице ИИ для стройки.

Сколько стоит система такого масштаба и что в неё входит

«Реестр» — это отдельная веб-платформа с ИИ, а не доработка существующего кабинета, поэтому по деньгам и срокам такой проект попадает в тариф «Веб-приложение / SaaS»: от 160 000 ₽, от 10 дней. Пять этапов работы над таким проектом: бриф и ТЗ — роли, сценарии, модель данных, интеграции; прототип экранов и схема БД с согласованием; сборка MVP — кабинеты, API, дашборды, оплата; тесты, наполнение демо-данными и деплой на прод; приёмка и передача доступов. В тариф входят личные кабинеты с разграничением прав по ролям, база данных и REST/JSON API, дашборды и таблицы с фильтрами, поиском и экспортом, регистрация и вход с восстановлением пароля и email-уведомлениями, приём оплаты, 1–2 внешние интеграции, адаптивная вёрстка и деплой на сервер с доменом, SSL и базовой аналитикой. Не входят нативные мобильные приложения, интеграции сверх двух, маркетинговые тексты и контент, юридические документы и собственный эквайринг. На прототипе и на готовой сборке предусмотрено до двух раундов правок, после запуска — 14 дней бесплатной поддержки для исправления багов, дальше — по абонентке или почасово; отдельный тариф «Поддержка и развитие» — от 7 900 ₽/мес.

На каких условиях делаем и что вы получаете

Исключительные права на результат работ переходят к заказчику в полном объёме после полной оплаты — это прямо прописано в договоре, который у нас одинаков для всех услуг на сайте; мы можем использовать результат в портфолио, если отдельно не согласовано иное, а права на компоненты с открытой лицензией остаются за правообладателями. Гарантия — 30 календарных дней с даты подписания акта: в этот срок бесплатно устраняются ошибки и дефекты, возникшие по нашей вине, но гарантия не распространяется на изменения, внесённые заказчиком или третьими лицами, и на сбои сторонних сервисов. Оплата — по той же схеме, что и у остальных тарифов: 50% предоплата в течение 3 рабочих дней с подписания договора, 50% по акту в течение 3 рабочих дней с подписания акта. На выходе вы получаете исходный код фронтенда и бэкенда в своём Git-репозитории, доступы к серверу, базе данных, домену и платёжному кабинету, развёрнутый рабочий проект на проде под вашим доменом и краткую инструкцию по запуску, деплою и администрированию.

Практический вывод

Если ПТО и бухгалтерия сейчас тонут в КС-2, КС-3, УПД и счетах-фактурах, а ответ на вопрос «сколько мы должны и сколько нам должны» собирается вручную по папкам и звонкам, — это ровно та задача, где конвейер «Реестра» — загрузка, распознавание, извлечение реквизитов, связывание в цепочки, расчёт финансов — снимает рутину, а не заменяет ответственного за неё человека. Решение по-прежнему принимает сотрудник — нейросеть лишь избавляет его от нескольких недель разбора документов вручную.

Короткие ответы на частые вопросы

У нас документы разбросаны по папкам, почте и десяткам Excel — их вообще можно скормить системе как есть?

Да — «Реестр» принимает документы как есть: сканы, фото, PDF, Word, Excel, пачкой или сразу целой папкой, предварительная сортировка не нужна. В работу идут договоры, допсоглашения, акты КС-2 и КС-3, УПД, счета-фактуры, банковские гарантии и платёжки.

А если сначала загрузить акт, а договор к нему добавить только через месяц — связь не потеряется?

Нет, порядок загрузки не важен — связи между документами собираются сами. Конвейер идёт по шагам: загрузка → распознавание → извлечение реквизитов → связывание в цепочки → расчёт финансов, и допсоглашение или акт довязывается к своему договору, когда бы он ни появился в системе.

Как понять, сколько мы должны или должны нам, если по одному договору — десяток допсоглашений и куча актов?

Система считает это сама: по каждому договору с учётом всех допсоглашений показывает законтрактовано, исполнено, оплачено, остаток и НДС по статьям, вместе с отклонениями. Вручную свести это по документам — недели работы, здесь это готовый результат сразу после загрузки.

Где гарантия, что нейросеть не перепутает цифры и мы узнаем об этом слишком поздно?

Гарантия — в том, что решение всегда остаётся за человеком: ИИ извлекает реквизиты и считает цифры, а сотрудник подтверждает результат, система не принимает решения сама. Тот же принцип и в других наших продуктах для стройки — например, в СтройОко ИИ по фото готовит только черновик замечания, а не окончательный вердикт, разбирали это в статье про ИИ и фото на стройке.

А риски вроде просроченной банковской гарантии или незакрытого акта система покажет сама, или это тоже искать руками?

Покажет сама и отдельным блоком: система подсвечивает истекающие банковские гарантии, недосвязанные акты и превышения сумм, чтобы это не всплыло на сверке в конце квартала, а было видно заранее.

Услуги и кейсы по теме: кейс «Реестр» · автоматизация и ИИ · ИИ для стройки и производства