Бот для сотрудников: адаптация новичков, заявки и HR-вопросы в одном Telegram-боте

Короткий ответ: бот для сотрудников — это внутренний Telegram-бот, который ведёт новичка по плану адаптации по дням, принимает заявки на пропуск, отпуск, справку или ремонт и отвечает на частые HR-вопросы. Доступ к нему открывается только тем, кто есть в списке персонала. Сценарный бот у нас стоит от 16 000 ₽ и делается за 1–2 дня; связка с кадровой системой и ответы с ИИ по регламентам считаются отдельными тарифами.

Ниже — как устроен такой бот изнутри: какие задачи он закрывает, как выглядит адаптация по дням, как не пустить посторонних и в какой момент бота становится мало и нужен корпоративный портал.

Задача	Что делает бот	Куда попадает результат	Кто решает
Адаптация новичка	Присылает шаги по дням: документы, доступы, знакомство, тест	Отметки о прохождении — в таблицу или вашу систему	Наставник и HR видят, кто где застрял
Пропуск для гостя или машины	Спрашивает ФИО гостя, дату, номер авто	Заявка — охране или в систему пропусков	Охрана или администратор
Отпуск, справка, отгул	Собирает даты и тип заявки, напоминает о сроках	Заявка — кадровику, статус — сотруднику	Кадровая служба и руководитель
ИТ- и хозяйственные заявки	Принимает описание и фото, присваивает номер	Очередь ответственного или система заявок	Исполнитель по типу заявки
Опросы и новости	Рассылает по отделам, собирает ответы кнопками	Сводка ответов в таблице	Тот, кто запустил опрос

Какие задачи сотрудников закрывает бот?

Повторяющиеся и короткие: провести новичка по первым неделям, принять типовую заявку, напомнить о сроке, собрать ответы на опрос, разослать объявление отделу. Всё, где сотрудник за минуту нажимает пару кнопок, а не заполняет большую форму с таблицами.

Хороший признак, что бот нужен: в общем рабочем чате регулярно появляются сообщения «кому написать насчёт пропуска», «где взять справку для банка», «у меня не работает принтер», а кадровик или офис-менеджер отвечает на одно и то же по пять раз в неделю. Бот превращает такие сообщения в заявки с номером, ответственным и статусом.

Чего бот делать не должен: хранить у себя кадровые документы, показывать зарплаты и принимать решения. Он собирает, напоминает и передаёт; решает человек, а документы живут в вашей кадровой системе.

Как выглядит сценарий адаптации новичка по дням?

Как расписание сообщений, привязанное к дате выхода сотрудника: в нужный день бот присылает шаг, ждёт отметки «сделано» и напоминает, если шаг пропущен. HR и наставник видят, кто на каком шаге, без ежедневных созвонов.

Пример плана для офисного сотрудника — его составляет ваш HR, мы переносим в карту сценариев:

• За день до выхода. Приветствие, адрес офиса, во сколько и к кому прийти, что взять с собой. Кнопка «Всё понятно» — HR видит, что сообщение прочитано.
• День 1. Список доступов, которые нужно получить (почта, рабочие системы, пропуск), с кнопкой «Не выдали» — она сразу создаёт заявку в ИТ. Контакт наставника и короткое видео о компании.
• День 2–3. Регламенты, которые надо прочитать в первую неделю, — ссылками на документы в вашем хранилище, а не файлами в чате. Подтверждение «прочитал» по каждому.
• День 5. Короткий тест из 5–7 вопросов по прочитанному. Результат уходит наставнику, неверные ответы — повод поговорить, а не наказать.
• День 14. Опрос «что непонятно, чего не хватает» — три вопроса кнопками и одно поле свободного текста.
• День 30 и конец испытательного срока. Напоминание руководителю о встрече по итогам и анкета обратной связи для новичка.

Важная деталь платформы: бот в Telegram не может написать человеку первым — сотрудник сам должен открыть бота и нажать «Запустить». Поэтому персональную ссылку на бота новичок получает до выхода, в письме с оффером или по СМС. Ссылка содержит одноразовый код, по которому бот узнаёт, кто пришёл, и запускает его план с правильной датой.

Для обучения работает та же механика: уроки по дням, короткие тесты, напоминания. Если же нужны курсы с видео, прогресс по отделам и отчёты для руководителя, это уже задача для платформы обучения, а не для бота в мессенджере.

Как подавать внутренние заявки через бота?

Через меню с типами заявок: сотрудник выбирает «пропуск», «отпуск», «справка» или «ремонт», бот задаёт 2–4 вопроса кнопками и коротким текстом, присваивает номер и отправляет ответственному. О смене статуса сотрудник узнаёт из того же чата.

Как выглядит заявка на пропуск для гостя: «Пропуск» → «Гость» или «Автомобиль» → ФИО гостя или номер машины → дата и время → подтверждение. Охрана получает готовую карточку, а сотрудник — сообщение «Пропуск оформлен» или вопрос, если чего-то не хватает. Никаких созвонов «а на какое число».

Что продумать для каждой заявки до сборки:

1. Кто исполнитель. Конкретный человек, группа или очередь в вашей системе заявок. У каждой заявки должен быть один ответственный, а не «все в чате».
2. Нужно ли согласование. Отпуск обычно сначала видит руководитель, потом кадровик. Цепочку из двух шагов бот проведёт; сложные маршруты с условиями — повод подумать о портале.
3. Какие сроки. Например, по статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Бот может считать этот срок и напоминать ответственному.
4. Что считается заявлением юридически. Сообщение в боте ускоряет процесс, но не заменяет кадровый документ. Электронный кадровый документооборот работодатель ведёт по статьям 22.1–22.3 ТК РФ: вводит его локальным актом, а от большинства работников, кроме принятых после 2021 года без стажа, нужно письменное согласие. Как совместить его с ботом, решает ваш кадровик; юридических консультаций мы не даём.

Если в компании уже есть система заявок, бот становится ещё одним входом в неё, а не отдельной очередью. Так сделано в нашей ITSM-системе «КРОМ»: обращения принимаются через портал, почту, Telegram и телефон, и сообщение в бот само становится заявкой (кейс).

Как пустить в бота только сотрудников?

Сверять каждого пользователя со списком персонала. Найти бота в Telegram может кто угодно, поэтому без такой проверки чужой человек увидит меню и объявления. Проверка строится на персональной ссылке-приглашении и номере телефона, а доступ закрывается в день увольнения.

Как это устроено технически:

• Список сотрудников — один источник. Таблица или выгрузка из кадровой системы: ФИО, отдел, рабочий телефон, статус «работает / уволен». Бот читает список, а не ведёт свой.
• Приглашение по ссылке. Каждому сотруднику — своя ссылка с одноразовым кодом. Переслать её другу бесполезно: после первого входа код погашен.
• Подтверждение номера. Бот просит поделиться контактом кнопкой Telegram и сравнивает номер со списком. Telegram передаёт боту номер только после нажатия кнопки самим пользователем.
• Роли. Сотрудник видит свои заявки, ответственный — очередь своего типа, администратор — всё и рассылки.
• Увольнение. Статус в списке меняется — бот перестаёт отвечать этому человеку и удаляет его из рабочих групп, где бот администратор.

Так же решён доступ в нашем мессенджере для команды «Гонец»: регистрация закрыта, вход только по инвайту, а в профиле видны все устройства и любое можно отключить (кейс).

Два ограничения, о которых стоит знать заранее. Первое — персональные данные: список сотрудников и их заявки подпадают под 152-ФЗ, поэтому храним их на сервере в России, а в сообщениях бота не пересылаем паспорта, медицинские справки и расчётные листки — бот присылает ссылку на защищённый раздел или уведомление. Второе — вход в веб-портал кнопкой «Войти через Telegram» мы не делаем: такой вход не входит в перечень разрешённых способов, подробности — в разборе 199-ФЗ и входа без иностранных сервисов.

Критерий	Telegram-бот	Корпоративный портал	Бот + портал
Порог входа для сотрудника	Нужен только Telegram на телефоне	Вход в веб-приложение по учётной записи	Бот для частого, портал для сложного
Сколько данных на экране	Короткие сообщения и кнопки	Таблицы, фильтры, документы, история	Бот присылает ссылку на нужный раздел
Роли и права	Простые: сотрудник, ответственный, администратор	Любая схема ролей и подразделений	Права задаёт портал, бот их соблюдает
Цена по прайсу	От 16 000 ₽, 1–2 дня	От 160 000 ₽, от 10 дней	Считаем после брифа

Бот или корпоративный портал?

Бот — для коротких частых действий с телефона: отметить шаг, подать заявку, ответить на опрос. Портал — для работы с данными: справочник с поиском, документы с версиями, отчёты, сложные права. Часто разумно начать с бота, а портал добавить, когда процессов станет больше.

Признаки, что бота уже мало:

• кадровику нужен экран со всеми заявками, фильтрами и выгрузкой, а не поток сообщений;
• согласования идут в три и больше шагов с условиями «если сумма больше — к директору»;
• руководителям нужны отчёты по отделам, а не ответы в чате;
• часть сотрудников работает без Telegram или в компании принят другой корпоративный мессенджер.

В связке «бот + портал» бот присылает уведомление и ссылку, а работа идёт на экране портала. Тогда права задаёт портал, а бот их соблюдает. Что входит в портал и сколько он стоит — в статье о корпоративном портале для сотрудников.

Когда внутренний бот вам не нужен?

Когда сотрудников мало и все сидят в одном офисе, заявок единицы в неделю, или Telegram у части команды не работает. В этих случаях бот добавит ещё одно место, за которым надо следить, а не уберёт хаос.

Типичные ошибки, из-за которых внутренние боты забрасывают:

• Нет хозяина. Сценарий адаптации написали один раз, регламенты обновились, а бот всё ещё присылает старые ссылки. Нужен человек в HR, который раз в квартал проверяет тексты.
• Двадцать пунктов меню. Сотрудник открывает бота и теряется. В первой версии — три-пять типов заявок, которые реально приходят чаще всего.
• Заявки уходят «в чат». Если бот пересылает заявку в общую группу без ответственного, через неделю всё как раньше. У каждой заявки — один исполнитель и статус.
• Рассылка всем подряд. Объявление для склада получает бухгалтерия, и люди отключают уведомления. Рассылки — по отделам и ролям.
• Ожидание мгновенной рассылки на большую компанию. По справке Telegram, без платных рассылок бот отправляет около 30 сообщений в секунду. На тысячу сотрудников это меньше минуты, но рассылку стоит планировать, а не ждать, что все получат её в одну секунду.

Сколько стоит и из чего складывается?

Сценарный бот с меню, заявками, рассылками и связкой с одной системой — от 16 000 ₽ и 1–2 дня по тарифу Telegram-бота. Обмен с кадровой системой или 1С, ответы с ИИ по регламентам и портал — отдельные тарифы. Итог называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

• Базовый бот — от 16 000 ₽, 1–2 дня. Кнопочное меню и сценарии, приём заявок с отправкой в Telegram, на почту или в таблицу, интеграция с CRM или таблицей (одна система), рассылки с сегментами по тегам, хостинг и запуск на вашем аккаунте, базовая аналитика.
• Связка с кадровой системой, 1С или системой заявок — от 32 000 ₽, от 2 дней. Тариф интеграций: до двух систем, доработка конфигурации на стороне вашей системы в него не входит.
• Ответы по регламентам с ИИ — от 72 000 ₽, от 3 дней. Это отдельный тариф; как устроен такой помощник и чем он отличается от сценарного бота — в статье о внутреннем ИИ-помощнике по регламентам.
• Корпоративный портал — от 160 000 ₽, от 10 дней. Тариф веб-приложения, если нужны экраны, отчёты и сложные права.

Сценарий адаптации по дням с тестами и проверка по списку персонала — это объём сценариев, а не строка прайса, поэтому окончательную смету даём по карте сценариев. Условия по типовому договору: оплата 50/50, приёмка 5 рабочих дней, гарантия 30 календарных дней с даты акта. По прайсу — до двух раундов правок и 7 дней бесплатной поддержки, дальше поддержка от 7 900 ₽ в месяц. Исполнитель освобождён от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ. Подробный разбор цены бота и платежей после запуска — в статье «Сколько стоит Telegram-бот под ключ».

Что подготовить к брифу?

Три вещи: план первых 30 дней новичка, хотя бы черновой, список из трёх-пяти самых частых заявок с исполнителями и ответ на вопрос, где хранится список сотрудников. С этим бриф занимает один разговор, а карта сценариев получается без догадок.

1. Распишите адаптацию по дням: что новичок должен сделать, прочитать и получить, кто за это отвечает.
2. Выпишите заявки, которые сейчас приходят в чаты и личные сообщения, и кто их выполняет.
3. Проверьте, у всех ли сотрудников есть Telegram и работает ли он у них стабильно; для остальных продумайте запасной канал.
4. Определите, кто в компании будет хозяином бота: обновлять тексты, отвечать на вопросы «почему не пришло», выдавать роли.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли сделать так, чтобы бот работал только для сотрудников?

Да. Бот сверяет сотрудника со списком персонала: по персональной ссылке-приглашению и подтверждённому номеру телефона. Посторонний человек бота найдёт, но кроме сообщения «нет доступа» ничего не получит, а уволенный теряет доступ в день, когда его отметили в списке.

Может ли бот сам написать новому сотруднику в первый день?

Нет, пока сотрудник сам не открыл бота: в Telegram бот не может начать диалог первым. Поэтому персональную ссылку на бота отправляют новичку заранее — в письме с оффером или по СМС, — и сценарий адаптации стартует после нажатия «Запустить».

Заменяет ли заявление в боте письменное заявление на отпуск?

Само по себе — нет. Бот собирает заявку и ускоряет согласование, а оформляется заявление так, как принято у вас: на бумаге или через электронный кадровый документооборот по статьям 22.1–22.3 ТК РФ. Порядок стоит согласовать с кадровой службой.

Сколько стоит бот для адаптации сотрудников?

Сценарный бот с меню, заявками и связкой с одной системой — от 16 000 ₽ за 1–2 дня. Связка с кадровой системой или 1С — тариф интеграций от 32 000 ₽, ответы по регламентам с ИИ — от 72 000 ₽. Итог называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Что делать, если часть сотрудников не пользуется Telegram?

Оставить им параллельный канал: почту, телефон ответственного или веб-форму. Заявки из всех каналов стоит сводить в одну очередь, иначе у исполнителя снова будет два списка. Если без Telegram больше половины штата, начинать разумнее с портала.

Услуги и кейсы по теме: Telegram-боты под ключ · интеграция с 1С и CRM от 32 000 ₽ · кейс КРОМ · цены и сроки