Как провести тендер на разработку сайта или программы в коммерческой компании: запрос, сроки, критерии и короткий список

Короткий ответ: тендер на разработку в коммерческой компании — это не торги по закону, а ваша собственная процедура: одинаковый письменный запрос трём–пяти студиям, фиксированный срок ответа, заранее записанные критерии с весами и одно решение в назначенный день. Запрос предложений (RFP) умещается на 1–2 страницы, на ответ дают от 5 до 15 рабочих дней в зависимости от сложности, а сравнивают не итоговые суммы, а оценки по бланку. Для лендинга или небольшого сайта тендер обычно избыточен — хватит двух-трёх созвонов.

Ниже — когда процедура окупает потраченное время, шаблон запроса, сроки, бланк критериев, как закончить тендер и вежливо отказать. Где искать кандидатов, разобрано в статье где найти разработчика, а как читать уже полученные цифры по строкам — в статье как сравнить КП студий. Если ваша компания закупает по 44-ФЗ или 223-ФЗ, правила другие: смотрите закупку разработки по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Когда тендер нужен, а когда хватит двух-трёх созвонов?

Тендер нужен, когда решение принимает не один человек, бюджет требует обоснования перед собственником или финансовым директором, проект длинный и с интеграциями. Когда задача простая и решает владелец сам, процедура съест больше времени, чем сэкономит: проще созвониться с двумя-тремя студиями и выбрать.

Признаки, что формальный запрос предложений оправдан:

• В решении участвуют трое и больше. Директор, коммерческий отдел, ИТ и бухгалтерия смотрят на разное. Бланк с весами заставляет договориться о приоритетах до того, как появятся симпатии к конкретной студии.
• Нужно обоснование. Собственник, совет директоров или внутренний аудит попросят объяснить, почему выбран этот подрядчик. Протокол с оценками отвечает на вопрос за минуту.
• Сложный объём. Личный кабинет клиента, обмен с 1С, мобильное приложение, сервис для сотрудников. Здесь разница в понимании задачи между студиями большая, и её видно только при одинаковом запросе.
• Есть корпоративные требования. Служба безопасности, хранение данных, проверка контрагента, своя форма договора. Их стоит сообщить всем сразу, а не обнаружить на подписании.

Когда хватит созвонов: лендинг, сайт-визитка, небольшой корпоративный сайт, бот для заявок. По нашему прайсу такие работы стоят от 16 000 ₽ за Telegram-бота, от 24 000 ₽ за лендинг и от 56 000 ₽ за корпоративный сайт, а делаются за дни. Две недели тендера на проект, который делается за три-четыре дня, — плохая пропорция. Список вопросов для такого созвона есть в статье какие вопросы задать студии на первом созвоне.

Что вложить в запрос предложений?

В запрос кладут девять вещей: кто вы, какую проблему решаете, обязательный объём нумерованным списком, желательное отдельно, что уже есть, ограничения по сроку и бюджету, форму ответа, даты процедуры и оговорку, что запрос не обязывает заключать договор. Подробное ТЗ на этом шаге не нужно.

Три раздела делают тендер тендером, а не рассылкой «сколько стоит сайт».

• Нумерованный обязательный объём. Каждой функции — номер. Тогда в ответах можно потребовать «оцените пункты 1–14 отдельно», и пропущенный пункт виден сразу, а не после подписания договора.
• Форма ответа. Укажите, какие разделы ждёте и в каком порядке: как поняли задачу, состав по пунктам запроса, этапы и даты, цена по этапам, ежемесячные платежи, кто в команде, проект договора. Без формы вы получите пять презентаций разной длины, и сравнение превратится в перепечатку.
• Оговорка о характере процедуры. Запишите прямо: запрос не является офертой, публичным конкурсом или торгами, компания выбирает подрядчика по своим критериям и вправе не заключать договор ни с кем. Это важно, потому что по ст. 447 ГК РФ договор на торгах заключается с победителем; слова «конкурс» и «победитель» без такой оговорки могут дать участнику повод спорить. Формулировку для вашей компании сверьте с юристом.

Бюджет назовите хотя бы вилкой. Без него одна студия предложит минимальный вариант, другая — с запасом на все случаи, и сравнивать будет нечего. Если опасаетесь, что студии подтянутся к верхней границе, просите два варианта: «обязательный объём» и «обязательный плюс желательное». Если в запросе есть внутренние данные — схемы процессов, выгрузки, договоры с клиентами, — сначала прочитайте, что на самом деле защищает NDA, и отправьте обезличенную версию.

Шаблон ниже можно перенести в документ и заполнить за час-полтора. Если описывать задачу с нуля трудно, пройдите пошаговый бриф: он задаёт те же вопросы, и его ответы легко переложить в запрос.

Раздел запроса	Что написать	Пример
1. Кто мы	Чем занимается компания, сколько клиентов и сотрудников будут пользоваться системой	Дистрибьютор сантехники, 40 менеджеров, 600 оптовых клиентов
2. Задача и цель	Что не работает сейчас и как поймёте, что проект удался	Заказы приходят в почту и теряются; цель — заказ через кабинет без звонка
3. Обязательный объём	Нумерованный список функций и страниц: без чего проект не принимается	Каталог с ценами клиента, корзина, история заказов, выгрузка в 1С
4. Желательное	Что можно отложить во второй этап — отдельным списком	Мобильное приложение, бонусы, чат с менеджером
5. Что уже есть	Домен, хостинг, текущий сайт, учётная система, фирменный стиль, тексты	Сайт на конструкторе, 1С:УТ, логотип и брендбук
6. Ограничения	Дата запуска, ориентир бюджета, требования службы безопасности	Запуск до 1 марта, бюджет — вилка, хранение данных в России
7. Форма ответа	Какие разделы должны быть в предложении и в каком порядке	Состав, этапы и сроки, цена по этапам, платежи первого года, команда, условия договора
8. Порядок и даты	Срок вопросов, срок ответа, дата решения, контакт одного ответственного	Вопросы до 12.11, предложения до 19.11, решение до 26.11
9. Оговорка	Что запрос не оферта и не торги, решение принимается по своим критериям	Компания вправе не заключать договор ни с одним участником

Сколько студий звать и сколько дней давать на ответ?

Зовите три–пять участников из заранее отобранного короткого списка. Срок ответа — 5–7 рабочих дней для сайта и 10–15 рабочих дней для кабинета, сервиса или приложения, включая 2–3 дня на вопросы. Решение назовите датой и держитесь её.

Почему не десять. Каждое предложение вы будете читать минимум час, а с уточнениями и демонстрацией — полдня. Десять ответов — это неделя работы человека, который отвечает за выбор. Кроме того, студии обычно спрашивают, сколько участников в процедуре: при длинном списке часть из них ответит шаблоном или откажется. Разумнее потратить вечер на отбор по портфолио и условиям на сайте и звать только тех, кто реально подходит.

Календарь процедуры для проекта средней сложности:

1. День 0. Рассылка запроса всем участникам одновременно, одним письмом с одинаковыми вложениями.
2. Дни 1–3. Приём вопросов. Каждый ответ отправляете всем участникам, не называя автора вопроса, — иначе у одного будет больше информации.
3. Дни 10–15. Срок подачи. Опоздавшее предложение либо не рассматриваете, либо заранее пишете, что принимаете с отметкой об опоздании.
4. Следующие 3–5 дней. Оценка по бланку каждым членом группы отдельно, затем сведение баллов.
5. Ещё 2–3 дня. Встречи с двумя лидерами: демонстрация похожего проекта и разговор с тем, кто будет вести работу.
6. Дата решения. Письмо выбранной студии и письма с отказом остальным в один день.

Не просите бесплатный дизайн или прототип. Сильные студии на это обычно не идут, а те, кто идёт, закладывают риск в цену. Если без макета решить нельзя, предложите оплатить короткий этап проектирования двум финалистам на одинаковых условиях.

Какие критерии выбрать и как назначить веса?

Хватает пяти-шести критериев: понимание задачи, полнота ответа, стоимость первого года, похожий опыт, условия договора и срок. Веса в сумме дают 100 % и утверждаются до вскрытия предложений, а не после.

Как подобрать веса под свой проект:

• Цене — не больше трети. Если вес цены 50 % и выше, выигрывает тот, кто меньше всего заложил, а не тот, кто точнее понял задачу. Экономия на этапе разработки нередко уходит на доработки в первые месяцы.
• Срок важен, если дата внешняя. Выставка, сезон, запуск продукта — поднимите вес срока до 20 % и снизьте опыт.
• Условия договора — отдельной строкой. Порядок оплаты, приёмка, гарантия, права на код, на кого оформлены домен и хостинг. Это видно только в проекте договора, поэтому просите приложить его к ответу.
• Шкала с описанием. Для каждой оценки запишите, что значит «5» и что значит «1». Без этого «четыре из пяти» у финансового директора и у маркетолога означают разное.

Пример бланка ниже. Каждый оценивающий заполняет его отдельно, потом баллы сводятся, а сильные расхождения обсуждаются вслух: обычно за ними стоит разное понимание критерия, а не разная оценка студии.

Критерий	Вес	Как ставить оценку	Где взять данные
Понимание задачи	25 %	5 — задали точные вопросы и предложили, что упростить; 1 — пересказали запрос	Вопросы на этапе уточнений, раздел «как поняли задачу»
Состав и полнота ответа	20 %	5 — все пункты обязательного объёма учтены и оценены; 0 — половина пропущена	Сверка с нумерованным списком запроса
Стоимость первого года	20 %	Самое низкое обоснованное предложение — 5, остальные — пропорционально	Разработка плюс поддержка, хостинг и лицензии за 12 месяцев
Похожий опыт	15 %	5 — показали работающий проект похожего типа; 2 — только макеты	Кейсы со ссылками, демонстрация
Условия договора	10 %	Порядок оплаты, приёмка, гарантия, права на код и доступы — по проекту договора	Проект договора, приложенный к ответу
Срок	10 %	5 — укладываются в дату с запасом и объяснили план; 0 — срок без этапов	План этапов с датами

Как сравнивать ответы одинаково?

Сравнивайте только то, что требовала форма ответа, по одному бланку, в одной валюте стоимости первого года и по одним пунктам обязательного объёма. Всё, что студия добавила сверх запроса, оценивайте отдельно и не прибавляйте к баллам автоматически.

Практические правила, которые убирают перекос:

• Сначала полнота, потом цена. Пройдитесь по нумерованному списку: каждый пункт оценён, включён «в базу» или пропущен. Пропущенный пункт — вопрос участнику с одинаковым сроком ответа для всех.
• Стоимость за 12 месяцев. Разработка, поддержка, хостинг, лицензии и платные сервисы за первый год. Предложение «дешевле на этапе разработки, дороже в обслуживании» должно стать видно.
• Один формат уточнений. Вопросы — письменно и всем одинаковые по смыслу. Устные договорённости с одним участником ломают сравнение.
• Демонстрация вместо презентации. С финалистами попросите показать работающий проект похожего типа: кабинет, каталог, обмен с учётной системой. Слайды про подход говорят меньше, чем пять минут в реальном интерфейсе.
• Разговор с исполнителем. Спросите, кто конкретно будет вести проект, и поговорите с этим человеком, а не только с менеджером продаж.

Пример из практики сравнения: две студии предлагают кабинет для оптовых клиентов. Первая дешевле, но в её ответе пункт «цены клиента из 1С» оценён как «обсудим отдельно». Вторая оценила его отдельной строкой. По бланку первая теряет баллы в полноте, и это честно: самая дорогая часть проекта у неё не посчитана.

Как закончить тендер и сообщить отказ?

В дату решения отправьте выбранной студии письмо о намерении заключить договор и перечень того, что нужно согласовать, а остальным — короткий отказ с причиной. Договор с победителем подписывайте после согласования состава и сроков, а не сразу после письма.

Что сделать после выбора:

• Зафиксировать состав. Пункты запроса, вопросы и ответы, финальное предложение — приложения к договору. Так то, что студия обещала в тендере, становится обязательством.
• Сохранить протокол. Бланки оценок, итоговые баллы, кто голосовал. Через полгода это ответ на вопрос «почему выбрали их».
• Не закрывать дверь второму. Предупредите студию со вторым местом, что можете вернуться к разговору, если переговоры с первой не завершатся.

Шаблон письма с отказом: «Спасибо за предложение и вопросы по задаче. Мы выбрали другого подрядчика: решающим было [срок/полнота по пунктам 3–5/стоимость первого года]. Ваше предложение по [что понравилось] отметили, будем рады обратиться на следующих проектах». Две фразы с причиной экономят студии время, а вам сохраняют отношения.

Если ни одно предложение не прошло — это тоже результат. Напишите участникам, что процедура завершена без выбора, и пересмотрите запрос: чаще всего бюджет и объём не совпадают, и честнее разделить проект на этапы. Для сервиса с нуля такой первый этап обычно называют MVP — о том, как его выделить, есть статья «MVP или полная версия» в нашем блоге.

Какие ошибки превращают тендер в лотерею?

Чаще всего тендер ломают разные письма разным студиям, критерии, придуманные после вскрытия, вес цены больше половины, бесплатный дизайн в условиях и затянутое решение. Любая из этих ошибок делает сравнение нечестным, и выигрывает не сильнейший, а самый настойчивый.

• Разные вводные. Одной студии рассказали на созвоне про интеграцию с 1С, другой — нет. Все уточнения — письменно и всем.
• Критерии задним числом. Посмотрели предложения, понравилась одна студия — и подогнали веса. Утвердите бланк до рассылки.
• Без формы ответа. Пять документов разной структуры — и неделя на перепечатку в таблицу.
• Нереальный срок подготовки. Три дня на ответ по сервису с личным кабинетом дают поверхностные оценки с большим запасом.
• Подробное ТЗ вместо запроса. Сорок страниц требований до выбора подрядчика — это месяцы работы, и часть решений в нём студия всё равно предложит пересмотреть. Детальное ТЗ эффективнее писать вместе с выбранным исполнителем: как это делается, описано в статье «Как составить ТЗ» в этой же рубрике.
• Тишина вместо отказа. Студии, не получившие ответа, запомнят это, и на следующий запрос многие не ответят.
• Решение без того, кто будет пользоваться. Если кабинетом будут работать менеджеры и клиенты, хотя бы один представитель отдела продаж должен ставить оценки.

Как Roboweb.team отвечает на запросы предложений?

Отвечаем по вашей форме: как поняли задачу, состав по пунктам запроса, этапы и сроки, цена по этапам, ежемесячные платежи и проект договора. Цены «от» опубликованы на странице цен, поэтому порядок суммы понятен ещё до рассылки.

Ориентиры по прайсу: интернет-магазин — от 104 000 ₽ и от 5 дней, веб-приложение или SaaS — от 160 000 ₽ и от 10 дней, мобильное приложение — от 200 000 ₽ и от 2 недель, поддержка — от 7 900 ₽ в месяц. Точную смету считаем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Условия, которые можно сразу внести в строку «Условия договора» бланка: оплата 50/50, приёмка 5 рабочих дней, до 2 раундов правок, гарантия 30 календарных дней с даты акта, пеня за просрочку 0,1 % в день, но не более 10 %. Исключительное право на код остаётся у исполнителя, а заказчик получает лицензию на весь срок действия права: исходники в его репозитории, размещение на любом сервере и доработка любыми подрядчиками; логотип, тексты и фирменный стиль, созданные для заказчика, — его. Исполнитель освобождён от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ. Отправить запрос можно ответным письмом или через бриф — участвуем в процедуре на общих для всех условиях.

Короткие ответы на частые вопросы

Обязана ли коммерческая компания проводить тендер на разработку сайта?

Нет, если она не работает по 44-ФЗ или 223-ФЗ. Частный тендер — добровольная процедура по внутренним правилам компании; её задача — получить сравнимые предложения и прозрачно выбрать подрядчика.

Сколько студий приглашать в тендер на разработку?

Обычно три–пять. Меньше трёх — мало для сравнения, больше пяти — у вас не хватит времени честно разобрать каждый ответ, а сильные студии реже тратят силы на конкурс с длинным списком.

Сколько времени дать студиям на подготовку предложения?

Для сайта или лендинга — около 5–7 рабочих дней, для личного кабинета, сервиса или мобильного приложения — 10–15 рабочих дней. Внутри срока заложите 2–3 дня на вопросы и общий ответ на них всем участникам.

Что такое RFP в разработке?

RFP (request for proposal) — запрос предложений: документ, где заказчик описывает задачу, ограничения и форму ответа. Для небольшого проекта хватает 1–2 страниц; подробное ТЗ обычно пишут уже с выбранным подрядчиком.

Можно ли не объяснять студии причину отказа?

Можно, но короткая причина в одну-две фразы — по цене, сроку или составу — полезна обеим сторонам и сохраняет отношения: проигравший участник может пригодиться на следующем проекте.

Нужно ли платить студиям за участие в тендере?

За обычный ответ на запрос — нет. Если просите прототип, дизайн главной страницы или аудит действующей системы, это уже работа, и честно предложить за неё оплату всем участникам одинаково.

Услуги и кейсы по теме: бриф проекта онлайн · заказная разработка · типовые договоры · цены и сроки