Продажа юрлицам через интернет-магазин: счёт на оплату, закрывающие документы, ЭДО и отметка об оплате из банка

Короткий ответ: чтобы юрлица покупали через сайт без звонков менеджеру, нужны пять вещей: заказ по ИНН с автоматической подтяжкой реквизитов, счёт сразу после оформления (из сайта или из 1С), отметка «оплачено» из банка без ручной сверки, честное правило про чек по 54-ФЗ и отгрузочные документы через ЭДО. Всё это — доработка обычного магазина, а не отдельная система.

Чем обычное оформление мешает юрлицам?

Обычная корзина рассчитана на человека с картой: имя, телефон, оплата сразу. Закупщику нужно другое — счёт с реквизитами его компании, чтобы передать в бухгалтерию, и уверенность, что после оплаты придут документы. Если сайт этого не даёт, он звонит или пишет на почту, и заказ уходит мимо корзины.

Типичные жалобы закупщиков на розничный checkout:

• нет способа оплаты «по счёту» — только карта или СБП;
• реквизиты надо вводить вручную в одно поле «комментарий»;
• счёт приходит через день, когда менеджер вернулся из отпуска;
• после оплаты непонятно, увидел ли продавец деньги и когда отгрузка;
• УПД присылают сканом, а бухгалтерия клиента работает только через ЭДО.

С юридической стороны схема простая: счёт, в котором есть существенные условия сделки, может работать как предложение, а оплата по нему — как принятие этих условий (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Поэтому в счёте должны быть срок оплаты, срок резерва и ссылка на условия продажи; о том, что ещё обязана показывать витрина, — в статье про оферту и обязательную информацию магазина.

Как заполнить реквизиты по ИНН?

Клиент вводит ИНН, сайт запрашивает данные компании в сервисе подсказок и сам заполняет название, КПП, юридический адрес и руководителя. Покупатель только проверяет. Это быстрее, и в счёте не будет опечаток в КПП, из-за которых бухгалтерия клиента возвращает документ.

Например, у DaData есть метод «Организация по ИНН или ОГРН»: он отдаёт реквизиты, адрес, руководителя и статус компании — действующая, ликвидируется, ликвидирована, банкрот, реорганизуется. По данным сервиса на октябрь 2026, бесплатно до 10 тысяч запросов в день — для магазина этого с запасом.

Что важно предусмотреть в форме:

• Филиалы. У одного ИНН может быть несколько КПП. Если клиент покупает на обособленное подразделение, дайте выбрать КПП из списка. По данным DaData, примерно у четверти компаний налоговая не сообщает КПП филиалов, поэтому ручной ввод КПП тоже нужен.
• ИП. У предпринимателя 12 цифр ИНН и нет КПП — форма не должна требовать это поле.
• Статус. Если компания ликвидирована или в процессе, сайт предупреждает менеджера: отгружать с отсрочкой такому покупателю рискованно.
• Адрес доставки отдельно от юридического. Склад клиента почти никогда не совпадает с адресом из ЕГРЮЛ.
• Запоминание. Повторный заказ не должен начинаться с нуля: компанию, контакт и адреса сайт подставляет сам.

Если сервис подсказок недоступен, форма должна принять реквизиты вручную, а не упасть. Это частая ошибка: проверка по ИНН становится обязательной, внешний сервис отвечает с задержкой — и заказ не оформляется вовсе.

Кто формирует счёт — сайт или 1С?

Если учёт ведётся в 1С и там же НДС, договоры и скидки, счёт разумно выставлять в 1С: тогда номер, сумма и налог совпадут с бухгалтерией. Если 1С нет или ассортимент простой, сайт может сформировать PDF сам — сразу после заказа. Третий вариант, ручной, годится только для редких сделок.

Когда счёт делает 1С, сайт передаёт туда заказ с ИНН покупателя, 1С находит или создаёт контрагента, оформляет счёт, и при следующем обмене на сайт возвращается номер и файл. Клиент получает счёт письмом и видит его в кабинете. Как устроен сам обмен — CommerceML, HTTP-сервисы, файлы, — разобрано в статье о том, как 1С обменивается данными с сайтом.

Когда счёт делает сайт, договоритесь с бухгалтером заранее о трёх вещах: как нумеруются счета (отдельный префикс, чтобы не пересечься с 1С), кто отвечает за ставку НДС в шаблоне и как счёт попадёт в учёт, если клиент оплатит. Иначе через месяц в выписке появятся платежи по счетам, о которых бухгалтерия не знает.

В любой схеме в счёте нужны: реквизиты продавца и покупателя, номер и дата, позиции с ценой, сумма и НДС (или основание, почему его нет), срок оплаты, срок резерва товара и строка для назначения платежа с номером счёта. Последнее — мелочь, от которой зависит, сможет ли автоматика потом найти оплату.

	Счёт делает сайт	Счёт делает 1С	Менеджер вручную
Когда клиент получает счёт	Сразу после оформления заказа	Через минуты после обмена с 1С	Когда менеджер дойдёт до заявки
Нумерация	Своя на сайте — надо согласовать с учётом	Единая, из учётной системы	Единая, из учётной системы
Цена и остаток в счёте	Те, что на сайте в момент заказа	Пересчитываются по данным 1С	Какие поставит менеджер
Что нужно настроить	Шаблон счёта, реквизиты продавца, хранение PDF	Обмен заказами и обратную выгрузку счёта	Ничего, но заказ ждёт человека
Кому подходит	Небольшой ассортимент, нет 1С или она не главная	Учёт в 1С, НДС, сложные цены и скидки	Единичные заказы юрлиц, редкие сделки

Как сайт узнаёт об оплате счёта?

Есть три пути: бухгалтер загружает выписку и вручную меняет статус, платёж связывается со счётом в 1С и статус уходит на сайт обменом, или сайт получает событие о входящем платеже прямо из API банка. Чем меньше ручных шагов, тем быстрее клиент получает подтверждение и отгрузку.

У ряда банков для бизнеса есть открытое API с уведомлениями о поступлениях. Например, в документации API Точки описан вебхук на событие входящего платежа. Как выписки и оплаты попадают в учёт, разобрано в статье про интеграцию банка с 1С и CRM; здесь важно, что сайт делает с полученным платежом.

Логика сопоставления, которая работает на практике:

1. Ищем номер счёта в назначении платежа.
2. Проверяем, что ИНН плательщика совпадает с ИНН покупателя в заказе.
3. Сравниваем сумму: полная оплата, частичная или переплата.
4. Если всё сошлось — статус «Оплачен», письмо клиенту, задача складу.
5. Если не сошлось — платёж попадает в очередь «Не разнесено» к менеджеру с понятной причиной.

Пограничные случаи, которые стоит описать в ТЗ до разработки: одна платёжка за несколько счетов, оплата от другой организации за покупателя, частичная оплата, просроченный счёт с истёкшим резервом и возврат денег. Автоматика не должна угадывать — она должна разносить очевидное и честно отдавать человеку остальное.

Отметку об оплате всё равно нужно сверять с бухгалтерией: статус на сайте — оперативная информация для клиента и склада, а учёт денег остаётся в 1С.

Способ	Как работает	Задержка	Где ломается
Выписка вручную	Бухгалтер загружает выписку в 1С, менеджер меняет статус	От часов до дней	Забыли сменить статус — клиент ждёт отгрузку
Выписка в 1С + обмен с сайтом	Платёж связывается со счётом в 1С, статус уходит на сайт при обмене	Интервал обмена	В назначении платежа нет номера счёта
API банка	Банк присылает событие о входящем платеже, сайт сам ищет счёт	Минуты	Несколько счетов одной платёжкой, частичная оплата

Нужен ли чек при оплате юрлицом?

Если организация или ИП переводит деньги со своего расчётного счёта по счёту, кассовый чек не нужен: по п. 9 ст. 2 54-ФЗ касса не применяется при безналичных расчётах между организациями и ИП. Исключение — расчёты с предъявлением электронного средства платежа.

На практике это обычная оплата по счёту платёжным поручением из банк-клиента покупателя. Если ваш способ оплаты отличается — например, компания платит картой или через платёжный сервис, — относите его к исключению только после консультации с бухгалтером.

Две ситуации, где чек всё-таки нужен или вопрос надо решить с бухгалтером:

• По счёту платит физлицо. Человек оплатил счёт переводом из своего банка. Исключение п. 9 ст. 2 на него не распространяется: по п. 5.3 ст. 1.2 54-ФЗ чек формируется не позднее рабочего дня, следующего за днём расчёта, но не позднее передачи товара. Значит, сайт должен различать, кто платит: компания или человек.
• Юрлицо платит корпоративной картой на сайте. Это уже не платёж по счёту, а оплата через платёжный сервис. Как в этом случае применять кассу, решайте с бухгалтером и платёжным сервисом до запуска — общие правила онлайн-оплаты и чеков разобраны в статье о приёме оплаты на сайте.

Отсюда практическое правило для разработки: поле «тип покупателя» и проверка плательщика по выписке нужны не для красоты. Если в выписке ИНН физлица, а заказ оформлен как B2B, магазин должен поставить задачу на чек, а не молча отгрузить.

УПД и ЭДО: как отправить закрывающие документы?

После отгрузки покупатель-юрлицо ждёт отгрузочный документ — чаще всего УПД. Компании, которые работают через ЭДО, хотят получить его в электронном виде с квалифицированной подписью: по ст. 6 63-ФЗ такой документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью.

Электронный УПД формируется в формате, утверждённом ФНС (приказ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@; ФНС периодически его обновляет — актуальную версию держат в порядке оператор ЭДО и 1С). Отсюда главный вывод: сайт не должен «рисовать» юридически значимый УПД сам. Его формирует учётная система и отправляет через оператора ЭДО.

Что при этом делает сайт:

• в карточке заказа показывает статус документов: «УПД отправлен», «подписан покупателем», «отклонён»;
• даёт скачать PDF-копию счёта и УПД в кабинете — для закупщика, у которого нет доступа к ЭДО;
• спрашивает при первом заказе, работает ли клиент через ЭДО и через какого оператора, и передаёт это в 1С;
• напоминает менеджеру о заказах, где документ отклонён или не подписан дольше заданного срока.

Если товар подлежит маркировке, правила передачи документов при продаже юрлицу зависят от товарной группы — сверьтесь с ними до проектирования: подробнее в статье про «Честный знак» в интернет-магазине. Счета, акты и сверки в кабинете постоянного клиента — тема статьи о кабинете с данными из 1С.

Чек-лист B2B-корзины

Перед запуском продаж юрлицам пройдите по списку. Каждый пункт — то, что закупщик проверяет на практике, хотя сам об этом не скажет.

1. В оформлении заказа есть выбор «Физлицо / Организация или ИП».
2. Реквизиты подтягиваются по ИНН, есть выбор КПП и ручной ввод на случай сбоя сервиса.
3. Способ оплаты «По счёту» доступен только организациям (или с проверкой плательщика).
4. Счёт приходит на почту сразу или в оговорённый срок, и это написано на странице «Спасибо за заказ».
5. В счёте указаны срок оплаты, срок резерва и номер для назначения платежа.
6. Остаток резервируется на срок действия счёта и снимается, если оплаты нет.
7. Оплата отмечается автоматически, неразнесённые платежи видит менеджер.
8. Клиент получает письмо «Оплата получена» и видит статус заказа.
9. Для платежей от физлиц по счёту формируется чек.
10. УПД уходит через ЭДО из учётной системы, статус подписи виден в заказе.
11. Повторный заказ подставляет компанию, контакт и адреса.
12. Счёт и PDF документов можно скачать повторно — их часто теряют.

Когда это не нужно и какие ошибки встречаются?

Если юрлица заказывают у вас раз в месяц и каждый заказ обсуждают по телефону, автоматизировать счёт и оплату рано: хватит формы заявки и менеджера. Вкладываться стоит, когда заказов от компаний много, они повторяются и менеджер тратит день на счета и сверку выписок.

Отдельный B2B-портал с прайсами по договорам, отсрочкой и кредитным лимитом тоже нужен не всегда — чем он отличается от доработанной корзины, разобрано в статьях о B2B-портале и о сайте оптовой компании.

Частые ошибки:

• Две нумерации счетов. Сайт и 1С выставляют счета независимо, номера пересекаются, бухгалтерия не может связать оплату.
• Нет номера счёта в назначении платежа. Автоматическая разноска перестаёт работать — платежи копятся в «Не разнесено».
• Резерв без срока. Неоплаченные счета держат остаток неделями, розница видит «нет в наличии».
• Один статус на всё. «Оплачен» ставится и при частичной оплате — склад отгружает раньше времени.
• УПД генерирует сайт. Формат ФНС обновляется, документ без подписи и не из учёта — клиент возвращает его.
• Повторная выгрузка заказа. Заказ уходит в 1С дважды, и появляются два счёта. В магазине AleksFurs обмен с 1С идёт по CommerceML 2.08, и автотест проверяет, что заказы уходят в 1С и повторно не выгружаются.

Сколько стоит и с чего начать?

Новый интернет-магазин под ключ стоит от 104 000 ₽, срок — от 5 дней; в тариф входят каталог, корзина, кабинеты покупателей с ролями, админка и интеграция с CRM, складом или 1С в рамках одной связки. Если магазин уже есть, доработка обмена с 1С или банком — это интеграция: от 32 000 ₽ за связку двух систем, срок — от 2 дней.

Что не входит: изменение конфигурации 1С на её стороне, лицензии 1С, подписки сервиса подсказок и оператора ЭДО — их оплачивают поставщикам напрямую. Каждая система сверх двух и сложная логика финучёта (например, нестандартная разноска платежей) оцениваются отдельно. Цену и срок фиксируем в договоре до старта, оплата — 50/50, гарантия по договору — 30 календарных дней с даты акта, после запуска интеграции — 7 дней бесплатной поддержки, дальше — абонентское сопровождение от 7 900 ₽/мес.

Похожая логика работает в платформе Снабженец: счета и комиссии там интегрированы с 1С, а среди интеграций платформы — ЮKassa. С чего начать: выгрузите из банка список платежей от компаний за последний месяц и посчитайте, сколько из них менеджер разносил вручную. Это и будет объём работы, который должна забрать автоматика.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли принять заказ от юрлица без регистрации на сайте?

Да. Достаточно ИНН, контакта и адреса доставки: реквизиты подтягиваются по ИНН, счёт уходит на почту. Кабинет нужен, когда клиент заказывает регулярно и хочет видеть историю счетов и документов.

Нужна ли онлайн-касса, если организация платит по счёту?

Если платёж приходит на расчётный счёт от организации или ИП без предъявления карты, по п. 9 ст. 2 54-ФЗ касса не применяется. Если по счёту платит физлицо, чек нужен не позднее следующего рабочего дня. Оплату картой на сайте разберите с бухгалтером и платёжным сервисом.

Как быть, если клиент оплатил несколько счетов одной платёжкой?

Автоматика должна уметь разнести сумму по нескольким счетам по номерам из назначения платежа. Если номеров нет или сумма не сходится, платёж уходит менеджеру на ручную разноску, а не повисает молча.

Может ли сайт сам отправлять УПД клиенту?

Может прислать PDF для ознакомления или дать скачать его в кабинете. Юридически значимый электронный УПД с подписью уходит через оператора ЭДО — обычно прямо из 1С.

Сколько стоит доработать магазин под продажи юрлицам?

Интернет-магазин под ключ — от 104 000 ₽, связка двух систем, например сайта и 1С или сайта и банка, — от 32 000 ₽. Точную смету и срок фиксируем в договоре до старта.

Услуги и кейсы по теме: интеграция с 1С и CRM от 32 000 ₽ · кейс AleksFurs · цены и сроки