Маркировка «Честный знак» в интернет-магазине и на маркетплейсах: что должны уметь сайт, касса и учёт

Короткий ответ: при продаже маркированного товара с сайта или на маркетплейсе каждый код должен один раз выбыть из оборота — либо через кассовый чек, где он указан, либо отдельным документом в Честном знаке. Чтобы это работало без ручной беготни, сайт должен знать, какие экземпляры ушли в заказ, касса — уметь передавать код, а учётная система — хранить коды от поступления до продажи и возврата. Ниже — как это устроено на своём сайте, на Wildberries и Ozon и что именно автоматизировать.

Оговорка: правила маркировки меняются по товарным группам и этапам, поэтому мы опираемся на официальный сайт честныйзнак.рф, разъяснения представителей оператора на markirovka.ru и справку площадок. Это статья о том, как настроить систему, а не юридическая консультация: решение о схеме для вашей товарной группы стоит сверить с бухгалтером.

Какие товары нужно маркировать и где это проверить?

Перечень товарных групп, сроки этапов и требования публикует оператор системы на честныйзнак.рф. Проверять нужно по коду ТН ВЭД товара, а не по названию: одна и та же «кофта» может попасть в разные группы. Списки по памяти, в том числе из чужих статей, не годятся: этапы регулярно добавляются.

Порядок действий, если вы не уверены:

1. Выпишите коды ТН ВЭД по всему ассортименту. Их знает поставщик или таможенный представитель, они есть в декларации на импортный товар.
2. Сверьте их с перечнем на честныйзнак.рф. Там же указано, с какой даты и для каких участников (производитель, импортёр, опт, розница) действует обязательная маркировка.
3. Посмотрите отраслевое постановление по своей группе — ссылки на него есть на странице товарной группы. Именно в нём прописаны детали дистанционной торговли.
4. Проверьте требования площадки, если продаёте на маркетплейсах: у Wildberries и Ozon есть собственные правила к карточкам маркированных товаров и к передаче кодов при сборке.

Разработчик здесь ничего не решает за вас: его задача — сделать так, чтобы система корректно вела коды по тем правилам, которые относятся к вашему товару.

Как код маркировки проходит путь от поставки до покупателя?

Код появляется у производителя или импортёра, переходит к вам по УПД через ЭДО, хранится на складе вместе с экземпляром товара и выбывает из оборота при продаже. Система должна видеть код на каждом шаге: при приёмке, при сборке заказа, при продаже и при возврате.

Путь одного экземпляра выглядит так:

1. Поступление. Поставщик отправляет УПД с кодами через оператора ЭДО. Вы принимаете документ, и коды переходят на ваш баланс в Честном знаке. Если на складе сканируют коды при приёмке, расхождение с УПД видно сразу, а не через месяц.
2. Хранение. В учётной системе код привязан к товару и поступлению. Остаток считается в штуках, как обычно, но за каждой штукой стоит конкретный код.
3. Сборка заказа. Кладовщик сканирует DataMatrix на товаре, и система привязывает этот код к строке заказа. Это самый важный шаг: дальше все документы берут код отсюда.
4. Продажа. Код выбывает из оборота — через чек или документом вывода. Как выбрать, разберём ниже.
5. Возврат. Если покупатель вернул товар и код на нём цел, код возвращают в оборот, и экземпляр снова можно продавать.

Если ваш склад сейчас ведётся в таблице, без привязки кода к заказу не обойтись: таблица не скажет, какой из сорока одинаковых свитеров ушёл в конкретный заказ. Когда пора переходить на учётную систему, а когда хватает обмена 1С с сайтом, мы разбирали в статье про автоматизацию склада и учёта остатков.

Что меняется в чеке при продаже маркированного товара с сайта?

В чеке полного расчёта, который вы пробиваете при передаче товара покупателю, указывается код маркировки каждого экземпляра. Чек предоплаты при оплате на сайте пробивают без кода: на этом этапе ещё неизвестно, какой экземпляр уедет. Касса должна работать по формату фискальных документов 1.2.

По разъяснению представителя Честного знака, для дистанционной торговли допускается два способа вывода из оборота: через кассу, когда код указан в фискальном документе, или самостоятельно — документом «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная торговля». Сведения подаются один раз, поэтому на каждую схему продаж выбирают один способ. Что это значит для магазина:

• Оплата на сайте, доставка вашим курьером или самовывоз. При оплате — чек предоплаты без кода. При сборке код сканируют и сохраняют в заказе. При выдаче — чек полного расчёта с этим кодом. Отдельный документ вывода не нужен.
• Оплата при получении, ваш курьер с кассой. Код сохраняется в заказе при сборке, курьерская касса пробивает чек с ним при выдаче.
• Доставка сторонней курьерской службой. Курьерские службы и платёжные агенты, которые только доставляют и принимают оплату, не обязаны указывать код в чеке. Тогда вы сами выводите код документом при передаче заказа в доставку, а служба указывает в чеке ваш ИНН. Если служба готова формировать чек с кодом, вы передаёте ей коды и данные проверки.

Для части товарных групп касса перед продажей проверяет код онлайн в системе маркировки — это так называемый разрешительный режим. Проверка при сборке заказа и её время сохраняются вместе с кодом, чтобы попасть в итоговый чек. Какие группы и с какого момента под это попадают — снова смотрите на честныйзнак.рф.

Как вообще подключается оплата на сайте, кто и когда пробивает чек и какие данные в нём нужны, мы подробно описали в статье о приёме оплаты и онлайн-кассе по 54-ФЗ. Здесь важна только связка: сайт должен отдавать в кассу не просто «Свитер, 1 шт.», а свитер с конкретным кодом из заказа.

Схема	Кто передаёт сведения о выбытии	Что должна уметь ваша система
Свой сайт, своя касса, своя доставка или самовывоз	Вы — кодом в чеке полного расчёта	Связать заказ с отсканированными кодами и передать их в кассу при выдаче
Свой сайт, доставка курьерской службой, которая не указывает коды	Вы — документом «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная торговля»	Сформировать документ по заказу в момент передачи в доставку и не продублировать код в чеке
Свой сайт, курьерская служба пробивает чек с кодом по вашим данным	Курьерская служба, по переданным вами кодам и данным проверки	Передать службе коды по каждому заказу вместе с отметкой о проверке
Маркетплейс FBS или DBS без делегирования	Вы — в личном кабинете Честного знака или через его API	Собрать коды при сборке заказа и вывести их из оборота
Маркетплейс FBS или DBS с делегированием	Площадка, по кодам, которые вы привязали к заказу	Передать коды к заданию на сборку в кабинете или через API площадки
Маркетплейс FBO	Площадка: товар передаётся ей по УПД с кодами	Сформировать УПД с кодами в ЭДО и сверить приёмку

Как передавать коды на Wildberries и Ozon?

Зависит от схемы. При FBO товар передаётся площадке по УПД с кодами, и дальше чек с кодом формирует она. При FBS и DBS вы либо выводите коды сами в Честном знаке, либо привязываете их к заданию на сборку, и тогда код в чеке указывает площадка.

Схемы из разъяснения представителя Честного знака сведены в таблицу. Практические выводы для разработки:

• FBO. Основная работа — правильный УПД с кодами в ЭДО и сверка с результатами приёмки на складе площадки. Если используете фулфилмент, склад тоже становится участником оборота, и перемещение к нему оформляется УПД.
• FBS с привязкой кодов к заказу. При сборке код сканируется и передаётся в задание на сборку — вручную в кабинете или через API площадки. Через API коды уходят из той же программы сборки, что печатает этикетки.
• FBS, вывод своими силами. Коды выводятся документом в Честном знаке или через его API. Нужен учёт, который не даст вывести один код дважды и не забудет про отменённые заказы.

Учтите и требования к карточке: площадки сопоставляют код маркировки с товаром, а GTIN в коде — с карточкой. Если GTIN не заполнен или не совпадает, код могут не принять, а заказ застрянет на сборке. Детали ищите в справке продавца Wildberries и в разделе о маркировке базы знаний Ozon — там же описано, на каких схемах код обязателен при сборке. Остатки, цены и карточки — отдельная задача, она описана в статье о синхронизации остатков на WB и Ozon.

Как связать маркировку с 1С или МойСклад?

И в 1С, и в МойСклад есть штатная работа с кодами маркировки: приёмка по УПД, сканирование, вывод из оборота, возвраты. Чего в них нет из коробки — знания о том, какой код ушёл в какой заказ на сайте или маркетплейсе. Эту связку делают обменом между системами.

Где обычно рвётся цепочка и что дописывают:

• Заказ с сайта не доходит до учёта со строками. Если сайт отправляет в учёт только сумму, кодам не к чему привязаться. Обмен должен передавать заказ с позициями, а обратно на сайт — статусы.
• Коды сканируют в одной программе, а этикетки печатают в другой. Например, этикетки WB печатают из кабинета, а коды вносят в учёт вечером. Задача — одно рабочее место сборщика: сканер, этикетка, привязка кода и отправка на площадку за один проход.
• Касса не связана с учётом. Код есть в 1С, а облачная касса сайта о нём не знает. Нужно передать код из заказа в чек полного расчёта, иначе его придётся вбивать руками.
• Возвраты живут отдельно. Возврат принят в кабинете маркетплейса, а в учёте его нет. Обмен должен забирать возвраты и создавать документ, чтобы код вернулся в оборот.

Доработка самой 1С на её стороне — работа программиста 1С; мы стыкуем сайт, кассу, площадки и учёт по API. Как в целом устроены такие связки и где они ломаются, разобрано в статье об интеграции 1С, CRM и маркетплейсов.

Сколько это стоит по прайсу студии. Автоматизация маркетплейсов — от 40 000 ₽, от 3 дней: подключение WB и Ozon по API, синхронизация остатков и цен с 1С или складом, уведомления о сбоях; передача кодов в задания на сборку считается в смете после брифа. Связка сайта, кассы и учёта без маркетплейсов — тариф «Интеграции и автоматизация», от 32 000 ₽. Интернет-магазин под ключ с интеграциями склада и доставки — от 104 000 ₽. Итоговую сумму и срок фиксируем в договоре до старта, оплата 50 % перед началом и 50 % после приёмки. Подробнее об услуге — на странице интеграции Wildberries и Ozon с 1С.

Как оформить возврат маркированного товара?

Покупателю пробивают чек возврата, а код возвращают в оборот в Честном знаке документом «Возврат в оборот», указав причину и реквизиты подтверждающего документа, например чека возврата. Если код на товаре не сохранился, повторно продать экземпляр можно только после перемаркировки, если она предусмотрена для группы.

Что важно заложить в систему:

• Сканирование при приёмке возврата. Кладовщик сканирует код на вернувшемся товаре, система находит исходный заказ и проверяет, что это тот самый экземпляр.
• Документ возврата в оборот. Формируется из учёта и подписывается электронной подписью, как и другие документы в Честном знаке.
• Отмены до отгрузки. Если заказ отменили после сборки, но до выдачи, а код уже выведен документом, это тоже возврат в оборот. Если код выводится чеком при выдаче, отмена ничего не ломает — это один из доводов в пользу вывода через кассу там, где он возможен.
• Возвраты с маркетплейсов. По FBS товар возвращается к вам, по FBO — на склад площадки. Проверьте в справке площадки, кто и как возвращает код в оборот по вашей схеме.

Ошибка	Чем заканчивается	Как предотвратить
Код выведен дважды: документом и чеком	Расхождения в Честном знаке, разбор с ОФД и бухгалтерией	Выбрать один способ вывода на каждую схему и прописать его в обработке заказа
Отгрузили не тот экземпляр, что привязан к заказу	У покупателя на руках код, который числится за другим заказом	Сканировать код при сборке и сверять его с заказом, а не вводить вручную
Код без GTIN, заведённого в карточке	Площадка может не принять код, и задание на сборку зависнет	Хранить GTIN в карточке товара и сверять его с кодом при приёмке
Возврат принят без возврата кода в оборот	Товар лежит на складе, но продать его с этим кодом нельзя	Добавить в процесс возврата шаг «Возврат в оборот» по отсканированному коду
Касса не передаёт код в нужном формате	Чек не принимается или код не выбывает	Проверить ФФД кассы и тестовую продажу с кодом до запуска
Коды лежат в таблице у кладовщика	Никто, кроме одного человека, не знает, где какой код	Хранить коды в учётной системе, привязанными к поступлению и к заказу

Типичные ошибки и блокировки

Большинство проблем с маркировкой — не про закон, а про процесс: код выведен дважды, отгружен не тот экземпляр, возврат не вернул код в оборот, GTIN в карточке не совпал с кодом. Их предотвращают сканированием при сборке и одним источником кодов.

Отдельно о последствиях. Продажа товара, подлежащего обязательной маркировке, без неё — нарушение по статье 15.12 КоАП. На маркетплейсе к этому добавляются собственные меры площадки: от зависших заданий на сборку до блокировки карточек с ошибками в маркировке — правила смотрите в справке продавца. Поэтому до запуска стоит прогнать тестовые продажи по каждой схеме: с сайта с вашей доставкой, со сторонней службой, на FBS.

Когда сложная автоматизация вам не нужна?

Если маркированных товаров мало и заказов несколько в день, хватит штатных средств учётной системы и кабинетов площадок: отсканировать код, внести вручную, проверить. Отдельная разработка имеет смысл, когда ручные операции занимают часы в день или ошибки уже случаются.

Ориентиры, когда пора автоматизировать:

• сборщик вносит коды в два-три места — учёт, кабинет площадки, кассу;
• вы продаёте одновременно на своём сайте и на нескольких площадках, и схемы вывода разные;
• возвраты копятся, и никто не уверен, какие коды вернулись в оборот;
• в Честном знаке расхождения между балансом кодов и фактическим складом.

Практический вывод

Маркировка в онлайн-продажах держится на одном правиле: каждый код выбывает один раз, и система знает, где он сейчас. Выберите способ вывода для каждой схемы и сделайте сканирование при сборке единственным источником кода.

Дальше свяжите сайт, кассу, площадки и учёт так, чтобы код не приходилось переписывать руками. Правила товарной группы проверяйте на честныйзнак.рф, требования к карточкам — в справке площадки.

Короткие ответы на частые вопросы

Нужно ли интернет-магазину указывать код маркировки в чеке?

Если вы сами пробиваете чек полного расчёта при передаче товара, код указывается в этом чеке. Если сведения о выбытии вы уже подали документом «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная торговля», код в чек второй раз не передают: сведения подаются один раз.

Может ли курьерская служба пробить чек с кодом за меня?

Может, если вы передали ей коды и данные проверки, а служба умеет формировать такой чек. Если не умеет, вы сами выводите код из оборота при передаче заказа в доставку. Если вы передали службе только коды без факта и времени проверки, неприменение разрешительного режима, по разъяснению оператора, относится к вам как к продавцу.

Кто выводит коды при продаже на Wildberries и Ozon?

Зависит от схемы. При FBO товар передаётся площадке по УПД с кодами, и чек с кодом формирует она. При FBS и DBS вы либо выводите коды сами, либо передаёте их площадке к заданию на сборку, и тогда код указывает она.

Умеют ли 1С и МойСклад работать с Честным знаком?

Да, в обеих системах есть штатные механизмы работы с кодами маркировки. Но они не знают сами, какой код ушёл в какой заказ на сайте или маркетплейсе: эту связку нужно настроить в обмене с сайтом и площадками.

Что делать с кодом при возврате товара покупателем?

Оформить чек возврата и вернуть код в оборот в Честном знаке, если код на товаре сохранился. Без этого шага товар физически на складе, но продать его с этим кодом нельзя.

Где узнать, нужно ли маркировать мой товар?

На официальном сайте честныйзнак.рф: там перечислены товарные группы и сроки этапов. Проверяйте по коду ТН ВЭД, а не по названию товара, и сверяйтесь заново перед запуском новой категории.

Услуги и кейсы по теме: автоматизация Wildberries и Ozon · цены и сроки