Исполнительная документация и общий журнал работ в электронном виде: что разрешает закон и как перейти

Короткий ответ: да, можно — и общий журнал работ (ОЖР), и исполнительную документацию разрешено вести только в электронном виде, без бумажного дубля. Общий журнал регулирует приказ Минстроя 1026/пр, исполнительную документацию — приказ 344/пр. Оба действуют с 1 сентября 2023 года. Решение о форме принимает заказчик, документы подписывают усиленной электронной подписью и формируют в xml. Обязанности переходить нет: это выбор, который окупается не на каждом объекте.

Ниже — что именно написано в приказах, где на переходе спотыкаются чаще всего, что требовать от программы и как пройти путь от бумаги до первого электронного объекта за один-два месяца.

Можно ли вести исполнительную документацию и ОЖР в электронном виде?

Да. Оба порядка Минстроя прямо называют две равноправные формы: бумажную и электронную без дублирования на бумаге. Выбирает форму застройщик или технический заказчик, а не подрядчик. Если заказчик решения не принял, по умолчанию работаете на бумаге.

Важно не путать три вещи, которые на стройке часто называют одним словом «электронка»:

• Скан бумажного документа. Удобно для поиска и пересылки, но юридически оригиналом остаётся бумага с живыми подписями.
• Файл в PDF или Word, подписанный электронной подписью. Допустим для исполнительной документации, но только когда для этого вида документа Минстрой ещё не опубликовал xml-схему.
• Структурированный xml по схеме Минстроя с усиленной подписью. Основной формат, который предусматривают оба приказа.

Если в компании «перешли на электронку», а на деле складывают сканы в общую папку, перехода не было: при споре или проверке понадобятся бумажные оригиналы.

Что говорит приказ 1026/пр?

Приказ 1026/пр от 2 декабря 2022 года утверждает форму и порядок ведения общего журнала работ. Он разрешает электронный журнал без бумаги, требует xml по схеме Минстроя, усиленную подпись под записями и запрещает удалять сохранённые записи. Действует до 1 сентября 2029 года.

Главные пункты порядка, которые меняют работу на объекте:

• Форма выбирается заказчиком, и её можно сменить по ходу стройки. Старые записи в новый журнал не переносятся: прежний журнал закрывают и переводят в режим хранения.
• Каждый раздел заполняет свой человек. Записи о выполненных работах вносит представитель строительной организации, раздел строительного контроля — представитель заказчика, раздел надзора — инспектор. Сроки внесения записей задаёт сам порядок: перед запуском сверьте их с текстом приказа и впишите в инструкцию для прорабов.
• Регистрация. Если объект под государственным строительным надзором, заказчик даёт органу надзора доступ к журналу, а тот регистрирует журнал.
• Исправления только версиями. Неверную запись не стирают, а создают новую версию с пометкой о причине; история изменений сохраняется.
• Печать и архив. Журнал выгружается в нередактируемом виде на листы А4. После окончания работ его переводят в режим, где менять нельзя, а смотреть и печатать можно. Нужны резервное копирование и протокол действий пользователей.

Исполнительную документацию — акты, схемы, результаты испытаний — регулирует другой приказ, 344/пр от 16 мая 2023 года (в редакции приказа 369/пр от 23 июня 2025 года). Логика та же: электронная форма без бумаги, усиленная подпись, xml по схемам Минстроя, а для видов документов без схемы — doc, docx, odt или pdf. Как правильно составить сам акт освидетельствования скрытых работ — отдельная тема, здесь речь только о форме.

Вопрос	Общий журнал работ (1026/пр)	Исполнительная документация (344/пр)
Кто решает, вести ли в электронном виде	Застройщик или технический заказчик выбирает форму журнала	Застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию, или региональный оператор
Нужна ли бумажная копия	Нет: электронный журнал ведётся без дублирования на бумаге	Нет: электронные документы без дублирования на бумаге
Подпись	Усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная	Усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная
Формат	Файлы xml по схеме с сайта Минстроя; для печати — нередактируемая выгрузка на листах А4	Файлы xml по схемам Минстроя; если схемы нет — doc, docx, odt или pdf
Исправления	Только новой версией записи с причиной; удалять сохранённые записи нельзя	Отдельной процедуры порядок не задаёт, но система обязана автоматически фиксировать размещение, изменение и удаление информации; на практике — новая версия с новыми подписями
Хранение	У застройщика или технического заказчика, с резервным копированием	У застройщика весь срок эксплуатации объекта; при госстройнадзоре передаётся ему в течение 5 рабочих дней после заключения о соответствии
Можно ли поменять форму по ходу стройки	Да, но старые записи в новый журнал не переносятся, старый уходит в режим хранения	Смену формы порядок отдельно не регулирует; решение заказчика о форме и любую смену стоит закрепить письменно и в договоре

Какая подпись нужна и кто подписывает?

Оба порядка допускают усиленную неквалифицированную или усиленную квалифицированную электронную подпись. Простая подпись — логин, пароль, код из СМС — не подходит. Подписывают те же люди, что ставили подпись на бумаге: представители строителя, стройконтроля заказчика и, где это предусмотрено, проектировщика.

На практике выбор подписи упирается не в закон, а в то, кто и где будет её проверять:

• Квалифицированная подпись проверяется любой стороной и любой программой. Её стоит выпускать прорабам, инженерам ПТО и стройконтролю, которые работают с несколькими заказчиками.
• Неквалифицированная подпись дешевле в выпуске, но проверить её может только тот, кто доверяет удостоверяющему центру. Она хороша внутри одной системы, где все участники заранее договорились о правилах.
• Подпись от имени организации. Если сотрудник подписывает квалифицированной подписью физического лица, к ней нужна машиночитаемая доверенность от компании. Без неё документ подписан лично сотрудником, а не подрядчиком.

Типичная ошибка первого месяца — подписи выпущены, но у половины подписантов истёк срок сертификата или нет доверенности на нужный объект. Заведите простой реестр: ФИО, роль, вид подписи, дата окончания сертификата, номер доверенности. Это пять колонок, но они экономят дни простоя.

Как передавать документы заказчику и стройконтролю?

Электронный журнал не пересылают — заказчик даёт к нему доступ всем, кто вносит записи, включая надзор. Исполнительную документацию передают пакетом подписанных файлов или через общую систему. Если объект под госстройнадзором, её передают застройщику на хранение в течение пяти рабочих дней с даты заключения о соответствии.

Чтобы передача не превратилась в переписку на неделю, договоритесь заранее о четырёх вещах:

1. Канал. Общая система, где документы подписываются и хранятся, или обмен пакетами. Общая система удобнее: нет версий «финал_2_исправленный» и видно, кто задерживает подпись.
2. Состав пакета. Сам документ в xml или pdf, файлы подписей всех подписантов, опись пакета и печатная форма для чтения.
3. Сроки. Сколько рабочих дней у стройконтроля на подпись или мотивированный отказ. Это пункт договора подряда, а не устная договорённость.
4. Права доступа. Субподрядчик видит свои работы и замечания к ним, заказчик — весь объект, надзор — журнал и то, что ему положено по порядку.

Если у заказчика своя система, а у вас своя, обсудите выгрузку: xml по схемам Минстроя как раз и нужен, чтобы документ открывался одинаково в разных программах. Проверьте это на одном пробном пакете до того, как переводить весь объект.

Что нужно от программы?

Минимум — xml по актуальным схемам Минстроя, подписание усиленной подписью прямо в программе, версии записей вместо удаления, роли для строителя, стройконтроля и надзора, выгрузка на печать и резервные копии. Всё остальное — удобства, без которых можно запуститься.

Чек-лист для демо любой программы:

• Покажите, какие xml-схемы Минстроя поддерживаются и как быстро программа обновляется, когда Минстрой публикует новую схему (схема вступает в силу через три месяца после размещения).
• Подпишите тестовую запись в журнале квалифицированной подписью и откройте файл подписи в сторонней программе проверки.
• Исправьте запись и покажите, что старая версия видна вместе с причиной исправления.
• Дайте доступ «внешнему» пользователю — инспектору стройконтроля — и проверьте, что он видит только свой раздел.
• Выгрузите журнал на печать в А4 и пакет исполнительной документации для передачи заказчику.
• Спросите, где хранятся данные, как делается резервная копия и что будет с архивом, если вы перестанете платить за подписку. Срок хранения — весь срок эксплуатации объекта, а это десятилетия.
• Проверьте работу с телефона на объекте: прорабу нужно внести запись в день работ, а не вечером в офисе.

Если строительный контроль у вас уже ведётся в программе — например, в одной из программ для стройконтроля, — сначала узнайте, умеет ли она журналы и xml сама. Покупать вторую систему ради одного журнала стоит в последнюю очередь.

Заказная разработка оправдана в трёх случаях: у компании свой кабинет подрядчика или заказчика, и журналы должны жить в нём; нужен обмен с внутренним учётом, например чтобы объёмы из исполнительной документации попадали в расчёты; маршруты подписания не укладываются в готовые шаблоны. По прайсу кабинет с журналами, ролями и подписанием — тариф «Веб-приложение / SaaS», от 160 000 ₽ и от 10 дней; связка готовой программы с учётом — тариф интеграций, от 32 000 ₽ и от 2 дней. Цену и срок фиксируем в договоре до старта, оплата 50/50, гарантия — 30 календарных дней с даты акта.

Мы делали для стройки и полевые, и документные системы. В СтройОко — приёмка работ, отметки на чертежах, чек-листы с фото и офлайн-режим для работы на объекте. В «Реестре» — договорная документация: около 35 секунд на распознавание одного документа и 9 типов документов в одной цепочке связей. Исполнительную документацию «Реестр» не ведёт, это разобрано в статье про ПТО и документы.

Неделя	Что делаем	Результат
1	Выбираем пилотный объект, собираем список всех журналов и видов исполнительной документации по нему, назначаем ответственного	Перечень документов и людей, которые их подписывают
2	Проверяем подписи и доверенности, заказываем недостающие, выбираем программу и проверяем, какие xml-схемы Минстроя она поддерживает	У каждого подписанта есть подпись, есть выбранный инструмент
3	Фиксируем решение заказчика о форме ведения, правим договор подряда: порядок обмена, сроки подписания, кто даёт доступ	Подписанное решение и допсоглашение
4–5	Запускаем пилот: общий журнал и один-два вида документов, параллельно разбираем ошибки	Первые подписанные электронные документы
6	Пробная передача пакета стройконтролю и заказчику, проверка резервной копии и выгрузки на печать	Понятно, что принимает другая сторона
7–8	Расширяем на остальные документы объекта, пишем короткую инструкцию для прорабов и субподрядчиков	Регламент, по которому можно вести следующие объекты

План перехода за 1–2 месяца

Реалистичный путь — один пилотный объект, начать с общего журнала и одного-двух видов исполнительной документации, параллельно закрыть подписи и договорную часть. Переводить сразу все объекты и все документы — верный способ вернуться к бумаге через месяц.

Несколько правил, которые делают план выполнимым:

• Пилот — на новом объекте или новом этапе. Так не придётся закрывать бумажный журнал посреди работ и объяснять надзору, где граница.
• Решение заказчика — письменно. Форма ведения выбирается заказчиком, и подрядчику нужна бумага (или электронный документ), которая это подтверждает.
• Субподрядчики — в план с первой недели. Если у субподрядчика нет подписей, документ по его работам застрянет, и вся схема встанет.
• Ответственный — один. Обычно это руководитель ПТО: он ведёт реестр подписей, решает спорные вопросы и собирает обратную связь от прорабов.

Когда остаться на бумаге?

Если объект короткий, участников мало, а у заказчика и субподрядчиков нет подписей и желания их получать, бумага дешевле. Переход окупается, когда объектов несколько, документов много, а стороны находятся в разных городах и тратят дни на пересылку и сбор подписей.

Остаться на бумаге разумно, если:

• у вас один-два небольших объекта в год, и ПТО справляется без задержек;
• заказчик против электронной формы — решение всё равно за ним;
• большинство субподрядчиков — небольшие бригады без электронных подписей, и вы не готовы помогать им их получить;
• объект заканчивается через пару месяцев: менять форму в конце работ — больше хлопот, чем пользы.

Частые ошибки при переходе:

• считать сканы электронным документооборотом и выбрасывать бумажные оригиналы;
• выпустить подписи, но забыть про доверенности и сроки сертификатов;
• выбрать программу, которая не поддерживает xml-схемы Минстроя, и потом переделывать архив;
• не прописать в договоре подряда сроки подписания и порядок обмена;
• хранить архив только у поставщика подписки без своей резервной копии, хотя хранить его нужно весь срок эксплуатации объекта.

Если документооборот нужен шире, чем только исполнительная документация, — договоры, заявки, согласования, — посмотрите разбор своего сервиса и готовой системы. Какие задачи стройки мы закрываем готовыми продуктами, а какие делаем на заказ, — на странице программ для стройки.

Короткие ответы на частые вопросы

Обязательно ли вести исполнительную документацию в электронном виде?

Нет. Приказы 1026/пр и 344/пр дают выбор между бумагой и электронной формой без дублирования на бумаге, и решение принимает застройщик или технический заказчик, а не подрядчик. Если заказчик решения об электронной форме не принял, документы ведутся на бумаге.

Можно ли вести общий журнал работ в Excel или Word и подписывать скан?

Нет, это не электронный журнал по приказу 1026/пр. Записи должны формироваться в xml по схеме Минстроя и подписываться усиленной электронной подписью, а исправления — сохраняться как новые версии. Таблица со сканами остаётся рабочей копией, а юридически журнал при этом бумажный.

Какую подпись получить прорабу?

Порядки допускают усиленную неквалифицированную и квалифицированную подпись. На практике удобнее квалифицированная: её проверит любая сторона и любая программа. Если прораб подписывает от имени организации, к подписи нужна машиночитаемая доверенность — проверьте это до запуска пилота.

Можно ли перейти на электронный журнал посреди стройки?

Можно: порядок ведения общего журнала разрешает сменить форму. Старые записи в новый журнал не переносят, бумажный журнал закрывают и хранят как есть, а новый открывают с титульным листом и, если объект под госстройнадзором, с регистрацией в органе надзора.

Сколько стоит программа для электронной исполнительной документации у вас?

Если готовая программа подходит, а нужна только связка с вашим учётом, — тариф интеграций, от 32 000 ₽, от 2 дней. Свой кабинет с журналами, ролями, подписанием и выгрузкой xml — тариф веб-приложений, от 160 000 ₽, от 10 дней. Итог называем после брифа и фиксируем в договоре.

Услуги и кейсы по теме: веб-приложения и SaaS · интеграция с 1С и CRM от 32 000 ₽ · кейс СтройОко · цены и сроки