Электронный документооборот на заказ: когда нужен свой сервис и сколько он стоит

Короткий ответ: электронный документооборот на заказ нужен, когда путь ваших документов не укладывается в готовую систему: маршрут согласования зависит от типа и суммы, по данным документов нужны расчёты или с ними работают люди вне компании — клиенты и подрядчики. По прайсу студии это тариф «Веб-приложение / SaaS»: от 160 000 ₽ и от 10 дней; итог называем после брифа и фиксируем в договоре до старта. Если нужно только хранить файлы и согласовывать их по обычному маршруту, скорее подойдёт готовая система — ниже разобрано, по каким признакам это видно.

Из чего состоит электронный документооборот на заказ?

Из пяти общих блоков: карточка документа, статусы и маршрут согласования, история изменений, поиск и права доступа. В малой и средней компании редко нужны все пять в полном объёме — какие именно и насколько глубоко, определяем на брифе по вашим образцам документов.

• Карточка документа. Тип, номер, дата, стороны, сумма, срок, ответственный и сам файл. Поля берём из ваших образцов: у договора они одни, у заявки на оплату другие. В тарифе это «база данных и API под ваши сущности».
• Статусы и согласование. Например, «черновик — на согласовании — подписан — в архиве»; ваши статусы и очередность согласующих записываем в техзадание. На странице автоматизации маршруты согласований названы отдельным направлением: заявки, договоры, КС-2 и сметы. Уведомления участникам идут на почту: email-уведомления входят в тариф.
• История изменений. Кто и что поменял. В кейсе «Реестр» каждое изменение проходит подтверждение, пишется в журнал и может быть откачено. Хранение версий файла отдельной строкой в тарифе не названо — договариваемся о нём на брифе.
• Поиск и списки. Таблицы с фильтрами, поиском и экспортом входят в тариф. Для документооборота это реестр договоров или заявок, который можно отфильтровать и выгрузить.
• Права доступа. Роли — автор, согласующий, руководитель, администратор — и разграничение того, что видит каждая из них. Тот же блок позволяет открыть клиенту или подрядчику свой кабинет, где виден только его участок работы.

Чего в этом перечне нет, потому что на сайте это не заявлено: юридически значимого обмена с электронной подписью и подключения к операторам ЭДО. Если это для вас обязательно, мы не обещаем это заранее, а считаем объём и цену после брифа.

Свой сервис или готовая система документооборота: по каким признакам выбирать?

Проверьте три вещи: насколько нетиповой у вас маршрут, нужны ли расчёты по данным из документов и работают ли с документами люди вне компании. Три «нет» — берите готовую систему. Два-три «да» — стоит считать заказной сервис. Одно «да» — повод обсудить на брифе, что именно упирается.

Вариант	Когда подходит	Цена и срок у студии	Что учесть
Готовая система документооборота	Стандартный маршрут, хранение, поиск, подпись; процесс у вас не уникален	Лицензию платите поставщику напрямую	Нетиповую логику придётся подгонять под настройки; проверьте условия лицензии, в том числе по числу пользователей
Готовая система плюс связка	Система устраивает, но документы должны попадать в 1С, CRM или на сайт	«Интеграции и автоматизация»: от 32 000 ₽, от 2 дней, связка до двух систем	Доработка самой сторонней системы и каждая система сверх двух — отдельно
Свой сервис на заказ	Свой маршрут, расчёты по документам, внешние пользователи или документооборот как часть вашего продукта	«Веб-приложение / SaaS»: от 160 000 ₽, от 10 дней	Нужны образцы и маршрут на брифе; обмен с электронной подписью в тарифе не назван

Признаки, что стоит считать свой сервис:

• Маршрут зависит от типа документа, суммы или подразделения и меняется чаще, чем вы готовы перенастраивать чужую систему.
• Документ связан с вашими данными — договор с заказом, акт с оплатой — и нужны итоги по всей цепочке: сколько законтрактовано, сколько оплачено, что осталось. Именно это считает «Реестр».
• Документы видят и заполняют клиенты, подрядчики или партнёры, и каждому нужен свой ограниченный кабинет.
• Документооборот — часть услуги для ваших клиентов, а не только внутренний порядок.

Когда заказной документооборот вам не нужен?

Когда документов немного, маршрут один и его ведут два-три человека: тогда хватит общей папки с правилами имён файлов и таблицы статусов. Заказывать сервис там, где достаточно готового инструмента, мы не советуем.

• Процесс ещё не устоялся. Сервис закрепит маршрут как есть, включая лишних согласующих. Сначала упростите схему на бумаге.
• Нужен только юридически значимый обмен с контрагентами. Это задача сервиса, который такой обмен умеет; у студии он в услугах не заявлен.
• Болит одно звено. Если вся беда в том, что документы не попадают из почты в 1С, это связка систем, а не новый сервис.

Как найти самое болезненное звено, разобрано в статье «Автоматизация документооборота и закупок: с чего начать»; здесь мы говорим только о выборе между готовым и своим.

Что в документообороте может делать ИИ и чего мы не обещаем?

ИИ — необязательная часть. Он нужен там, где документы приходят сканами и фото, а заносить поля в карточки руками долго: ИИ читает документ и заполняет поля, человек проверяет. Как это выглядит, показывает кейс «Реестр» — ИИ-платформа договоров и актов строительства; больше, чем там показано, мы не обещаем.

По странице кейса: платформа принимает сканы, фото, PDF, Word и Excel — пачкой или целой папкой. Дальше пять шагов: загрузка, распознавание, извлечение реквизитов, связывание в цепочки и расчёт финансов. ИИ сам определяет тип документа и вытаскивает номера, даты, стороны, ИНН, суммы с разбивкой НДС и сроки, а изменения в базе записываются только после подтверждения. Названы около 35 секунд на один документ и девять типов документов в одной цепочке.

Оговорка: это строительные договоры и первичка. Насколько хорошо читаются ваши сканы и фото, видно только на ваших образцах, поэтому образцы мы просим до сметы. Что в «Реестре» делает ИИ, а что остаётся за человеком, подробно описано в статье про ПТО и исполнительную документацию.

Другой инструмент — ИИ-ассистент. Он не заполняет карточки, а отвечает по загруженным вами документам, FAQ и прайсам и передаёт вопрос человеку, если не справился. Это отдельный тариф: от 72 000 ₽ и от 3 дней, оплата самой модели идёт по факту на ваш аккаунт. Где будет работать модель — в облаке или на вашем сервере, — выбираем на брифе, а если в документах есть персональные данные, решаем это до разработки.

Чего мы не обещаем: безошибочности — шаги с документами и обязательствами подтверждает сотрудник — и юридически значимого обмена, электронной подписи и интеграции с операторами ЭДО. На страницах услуг этого нет, поэтому объём и цену таких вещей называем после брифа.

Сколько стоит разработка системы документооборота и что двигает цену?

Стартовая цена — от 160 000 ₽, срок — от 10 дней: так записан тариф «Веб-приложение / SaaS» на странице веб-приложений и MVP. Это базовый объём. Итог называем после брифа и фиксируем в договоре до старта; в процессе цена не меняется, а объём — только по соглашению сторон отдельным документом.

В базовый объём входят блоки, из которых собирается документооборот:

• кабинеты и разграничение прав по ролям;
• база данных и API под ваши сущности — карточки документов и связи между ними;
• таблицы и дашборды с фильтрами, поиском и экспортом;
• регистрация, вход, восстановление пароля и email-уведомления;
• одна-две внешние интеграции — например, 1С или почта;
• адаптивная вёрстка и деплой на сервер с доменом и SSL.

Что поднимает итог выше базового объёма:

• число типов документов и сложность карточек: договор с допсоглашениями сложнее заявки на оплату;
• длина и ветвление маршрутов — условия вида «выше определённой суммы подключается ещё один согласующий»;
• интеграции сверх двух и доработка самих сторонних систем на их стороне;
• перенос накопленного архива — отдельной строкой в тарифе не назван, оцениваем после брифа;
• распознавание сканов с помощью ИИ и оплата работы модели — в базовый тариф не входят, оцениваем на ваших образцах;
• юридически значимый обмен и подпись — после брифа.

После запуска 14 дней поддержка бесплатна, дальше — абонентка «Поддержка и развитие» от 7 900 ₽ в месяц, разовые задачи или почасовая оплата. На прототипе и на готовой сборке предусмотрено до двух раундов правок. Регулярной лицензионной платы за систему нет: разовая разработка плюс поддержка, которую вы выбираете сами.

Оплата делится пополам: 50% предоплата и 50% по акту. Исполнитель освобождён от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ; точные формулировки — в типовых договорах на сайте. Исключительное право на код остаётся у исполнителя, а вам предоставляется лицензия на весь срок действия права: исходники лежат в вашем репозитории, систему можно развернуть на любом сервере и дорабатывать с любой командой.

С чего начать автоматизацию документооборота: первая версия вокруг одного типа документов

Начните с одного типа документов и одного маршрута и доведите их до рабочего состояния: карточка, несколько статусов, две-три роли, поиск и выгрузка. Остальные типы добавляются итерациями на тех же блоках, а не одним большим запуском.

Например, если больше всего потерь и споров вокруг договоров, первая версия — реестр договоров с карточкой, согласованием и сроками; акты и заявки на оплату подключаются следующими шагами. Работа над такой версией идёт по этапам страницы веб-приложений:

1. Разбор и смета — 1–2 дня. Образцы, маршрут, роли; фиксируем объём первой версии и цену.
2. Архитектура и дизайн — 2–3 дня. Схема данных, роли и доступы, экраны.
3. Сборка — от 6 дней. Экраны, API, логика и интеграции; рабочие сборки показываем по ходу, а не в конце.
4. Запуск — 1 день и итерации. Деплой на боевой сервер, затем добавляем типы документов по приоритету.

Если задача шире — много подразделений и много интеграций, — работа идёт как проект автоматизации: аудит и карта — 1–3 дня, проектирование и интеграции — 3–7 дней, сборка — 1–3 недели. На выходе аудита — план, сроки и фиксированная смета.

На вторую очередь стоит оставить распознавание сканов, перенос архива и редкие типы документов. Если же основной поток — именно сканы и фото, ИИ-разбор может войти в первую версию: решаем на брифе по вашим образцам.

Что подготовить к брифу по документообороту?

Образцы документов и описание маршрута: по ним мы называем состав первой версии, цену и срок. Идеальный порядок не нужен — достаточно того, что есть.

1. Образцы документов. Несколько штук каждого типа первой версии, без персональных данных: закройте ФИО, телефоны, паспортные данные и адреса физических лиц. По образцам собираем поля карточки и проверяем, как читаются сканы.
2. Маршрут. Кто создаёт документ, кто и в каком порядке согласует, что происходит при отказе, какие сроки на каждом шаге.
3. Роли. Кто что видит и меняет; есть ли внешние пользователи — клиенты, подрядчики.
4. Где документы лежат сейчас. Почта, общий диск, 1С, бумага; сколько накопилось и нужно ли переносить архив.
5. С чем связать. 1С, CRM, почта; что должно уходить из системы и что приходить в неё.
6. Что нужно на выходе. Реестр, печатная карточка, отчёт руководителю.
7. Особые требования. Электронная подпись и юридическая значимость, персональные данные в документах: от этого зависит, где будет работать модель, если вам нужен ИИ.

Оценку по заявке мы делаем бесплатно, обычно отвечаем в течение часа в рабочее время. Что студия берёт в работу по автоматизации и какие кейсы за этим стоят — на странице автоматизации процессов.

Короткие ответы на частые вопросы

Сколько стоит электронный документооборот на заказ?

По тарифу «Веб-приложение / SaaS» — от 160 000 ₽ и от 10 дней: кабинеты с ролями, база данных, таблицы с поиском и экспортом, одна-две интеграции. Итог зависит от числа типов документов, маршрутов и интеграций; его называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Чем заказной сервис лучше готовой системы документооборота?

В общем случае ничем: для стандартного маршрута готовая система подходит. Заказной сервис нужен, когда маршрут нетиповой, по данным документов нужны расчёты или с документами работают клиенты и подрядчики через свои кабинеты.

Можно ли сделать обмен документами с электронной подписью через оператора ЭДО?

На страницах услуг студии юридически значимый обмен, электронная подпись и подключение к операторам ЭДО не заявлены, поэтому заранее мы этого не обещаем. Возможность, объём и цену называем после брифа.

Может ли система сама читать сканы и фото документов?

Так устроен кейс «Реестр»: ИИ определяет тип документа и извлекает реквизиты, сотрудник подтверждает результат. Как будут читаться ваши документы, проверяем на образцах, а цену распознавания считаем после брифа.

За сколько запускается первая версия?

От 10 дней, если она строится вокруг одного типа документов и одного маршрута. Задачу шире — несколько подразделений, много интеграций — считаем после аудита.

Что прислать для оценки?

Образцы документов первой версии без персональных данных, описание маршрута согласования, список ролей и систем, с которыми нужна связь. Если собрать всё не получается, пришлите, что есть, — остальное выясним на созвоне.

Услуги и кейсы по теме: автоматизация бизнеса · кейс «Реестр» · ИИ-ассистент на ваших данных от 72 000 ₽