Разработчик — самозанятый, ИП или ООО: что это меняет для заказчика

Короткий ответ: качество работы от статуса разработчика не зависит, но статус определяет, какие документы получит ваша бухгалтерия и есть ли у вас налоговые обязанности. С самозанятым вы получаете чек вместо привычного пакета «счёт и акт», а платить ему можно, только пока он в статусе и пока доход не выше 2,4 млн рублей в год. ИП на упрощённой системе обычно освобождён от НДС, ООО бывает и с НДС, и без. Исполнитель с НДС важен, только если вы сами платите НДС и хотите принять его к вычету.

Эта статья — только о статусе и документах. Как сравнить одного человека и команду по надёжности и срокам, мы разбирали в статье «Фрилансер или студия», а общий порядок проверки подрядчика — в материале о проверке студии до предоплаты. Нормы — в редакции на октябрь 2026 года.

Какие документы выдаёт каждый статус?

Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» на каждое поступление денег. ИП и ООО выставляют счёт и подписывают акт, а если они плательщики НДС — ещё и счёт-фактуру или УПД. Договор нужен в любом случае: без него неясно, что именно вы купили.

Чек самозанятого — налоговый документ, а не документ о приёмке. В нём есть сумма, дата и название работы, но нет ни ТЗ, ни перечня того, что сдано. Для разработки это важно: гарантия, окончательная оплата и срок на замечания обычно считаются от акта. Поэтому с самозанятым разумно подписывать и договор, и акт, а чек получать на каждый платёж — при оплате 50/50 их будет два.

С ИП и ООО документы стандартные: договор с приложениями (техзадание, смета), счёт на аванс, счёт на остаток и акт сдачи-приёмки. Если ИП применяет не упрощённую систему, а налог на профессиональный доход, к счёту и акту добавится чек — ИП на НПД тоже обязан его выдавать, а ограничения у него те же, что у самозанятого.

Отдельный случай — физическое лицо без статуса, «просто программист». Ему можно платить по договору подряда, но компания или ИП тогда становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ из выплаты (ст. 226 НК РФ) и платит страховые взносы сверх неё. Для разового сайта это заметная лишняя работа бухгалтерии.

Статус	Какие документы получит заказчик	Налоги и взносы заказчика	Главный риск
Самозанятый (физлицо на НПД)	Договор, чек из «Мой налог» на каждую оплату; акт — если записан в договоре	Нет НДФЛ и взносов при наличии чека; НДС к вычету нет	Лимит 2,4 млн рублей в год, утрата статуса, признаки трудовых отношений
Физлицо без статуса	Договор, акт, расписка или платёжка	Компания или ИП удерживает НДФЛ и платит страховые взносы сверх выплаты	Лишняя отчётность и налоги, о которых заказчик забыл
ИП на упрощённой системе	Договор, счёт, акт	Нет; НДС обычно не начисляется, если ИП освобождён по ст. 145 НК РФ	Освобождение от НДС может закончиться при росте дохода
ООО или ИП — плательщик НДС	Договор, счёт, акт или УПД, счёт-фактура	Нет; входящий НДС 22 % можно принять к вычету на общей системе	Цена с НДС выше для заказчика, который сам НДС не платит

Что заказчику важно про самозанятых?

Три вещи: чек на каждую оплату, действующий статус на дату платежа и характер отношений. Если всё на месте, выплата самозанятому не облагается НДФЛ и взносами, а расходы учитываются по чеку. Если чего-то нет, налоги и взносы может доначислить ФНС — уже заказчику.

Режим налога на профессиональный доход — это эксперимент по закону № 422-ФЗ, который действует до 31 декабря 2028 года включительно. Ограничения, которые касаются разработки:

• Доход до 2,4 млн рублей за календарный год. Как только лимит превышен, режим перестаёт применяться. Если ваш проект крупный, а у исполнителя уже были заказы в этом году, спросите, укладывается ли он в лимит.
• Нет наёмных работников. Самозанятый не может нанять дизайнера или тестировщика по трудовому договору. Ваш проект он делает сам или с другими исполнителями по гражданским договорам.
• Ставка 6 % с доходов от компаний и ИП, 4 % — от физлиц. Это налог исполнителя, заказчик его не удерживает. Ставку определяет покупатель, указанный в чеке, поэтому в чеке должен стоять ваш ИНН (данные — на npd.nalog.ru).
• Не всякий заказчик подходит. Доходы от работодателя или от лица, которое было работодателем исполнителя менее двух лет назад, под НПД не попадают (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ). Уволить разработчика и на следующий день заказать ему «то же самое, но как самозанятому» не получится.

По срокам: при расчёте наличными или картой чек передаётся в момент оплаты, а при безналичных расчётах с компанией или ИП закон позволяет сформировать его позже — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта (ст. 14 закона № 422-ФЗ). Если чека нет к этой дате, напомните: без него у вас нет документа для учёта расходов, а освобождение от взносов привязано к наличию чека.

И последнее: чек можно аннулировать в приложении. Сохраняйте ссылку на чек или его файл и при сверке проверяйте, что он действует: аннулированный чек расход уже не подтверждает, и для учёта нужен новый.

Чем рискует компания, если самозанятый работает как сотрудник?

Переквалификацией: если по факту исполнитель работает как сотрудник, налоговая или суд могут признать отношения трудовыми. Тогда заказчику могут доначислить НДФЛ, который он должен был удержать как налоговый агент, страховые взносы и пени, а также выставить штраф — 20 % от неудержанной суммы налога (ст. 123 НК РФ).

Трудовые отношения в Трудовом кодексе — это личное выполнение работы по должности, в интересах, под управлением и контролем работодателя (ст. 15 ТК РФ), а спорный договор подряда может быть признан трудовым (ст. 19.1 ТК РФ).

Разовый проект с ТЗ, этапами и актом риска почти не несёт. Риск растёт, когда после запуска тот же человек годами «сопровождает» сайт за фиксированную сумму, сидит в вашем рабочем чате с девяти до шести и подчиняется руководителю отдела. Если вам нужен такой режим, честнее нанять сотрудника или заключить договор поддержки с ИП или компанией, где оплачивается объём работ, а не присутствие.

Как отличить одно от другого на проекте разработки — в таблице ниже.

Похоже на подряд	Похоже на трудовые отношения
Договор на конкретный результат: сайт, бот, интеграция по ТЗ	Договор «на услуги программиста» без результата и срока
Оплата за этап или за весь проект по акту	Одинаковая сумма каждый месяц, сколько бы ни было сделано
Исполнитель сам решает, когда и где работать	Обязательный график, планёрки, отпуск по согласованию
У исполнителя есть другие заказчики	Весь доход исполнителя — от вас, годами
Своя техника и свои инструменты	Ноутбук, почта и должность в штатной структуре компании

ИП на упрощёнке: что с НДС?

Чаще всего НДС не начисляется: ИП и организации на упрощённой системе освобождаются от обязанностей плательщика НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ, пока их доход не превышает лимит из этой статьи. В договоре и акте тогда пишут «Без налога (НДС)» со ссылкой на основание.

Освобождение не вечное: если доход исполнителя превысит лимит, он становится плательщиком НДС, причём лимит в последние годы менялся (текущую редакцию смотрите в ст. 145 НК РФ). Для заказчика вопрос один: что будет с ценой. Хороший договор отвечает на него прямо — например, НДС начисляется сверх стоимости, или цена включает налог, если он появится.

Теперь о том, кому НДС вообще важен. Основная ставка с 1 января 2026 года — 22 % (Закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ, разъяснения — на сайте ФНС). Заказчик на общей системе, получив счёт-фактуру, принимает входящий НДС к вычету (ст. 171–172 НК РФ), заказчик на упрощённой системе — нет. Отсюда простое правило сравнения:

• Вы на общей системе. Сравнивайте предложения без НДС. Условные 100 тысяч рублей без НДС и 122 тысячи с НДС 22 % обойдутся вам одинаково: 22 тысячи вернутся вычетом. Исполнитель без НДС вам не «дороже», он просто не даёт вычета.
• Вы на упрощённой системе, патенте или вы физлицо. Вычета нет, поэтому исполнитель с НДС при той же цене без налога стоит на 22 % больше.
• Вы плательщик НДС и у вас жёсткая учётная политика. Бывает, что финансовый отдел требует только поставщиков с НДС. Это внутреннее правило компании, а не требование закона, — уточните его до выбора подрядчика.

Когда нужен исполнитель-ООО?

Когда этого требует ваша сторона: закупочное положение, служба безопасности, тендер или крупный бюджет, где нужна команда, а не один человек. Сам по себе закон не требует, чтобы сайт делала компания, а ООО не означает автоматически «с НДС»: на упрощённой системе ООО тоже бывает освобождено.

Ситуации, в которых ООО действительно упрощает жизнь заказчику:

• Закупка по регламенту. Компании, которые закупают по 223-ФЗ или по внутреннему положению, часто прописывают требования к участникам: форма, опыт, выписки, справки об отсутствии долгов. Читайте документацию закупки до того, как выберете исполнителя.
• Нужна счёт-фактура с НДС. Её выставит любой плательщик НДС — и ООО, и ИП на общей системе. Спрашивайте о режиме налогообложения, а не о форме.
• Длинный проект с несколькими специальностями. У ООО могут быть сотрудники в штате, у самозанятого их нет по закону. У ИП тоже могут быть работники и подрядчики, поэтому решает состав команды, а не буквы в названии.
• Политика контрагентов. Некоторые банки, холдинги и госкомпании работают только с юрлицами. Если это ваш случай, вопрос закрыт до сравнения цен.

Если ничего из этого к вам не относится, ИП на упрощённой системе с полным пакетом документов — нормальный вариант и для ООО-заказчика: счёт, акт и договор бухгалтерия принимает так же, как от компании.

Как проверить статус исполнителя за 5 минут?

Попросите у исполнителя ИНН и, если он ИП или ООО, ОГРНИП или ОГРН, затем проверьте их в двух бесплатных сервисах ФНС. Пять шагов ниже занимают несколько минут и снимают большинство вопросов бухгалтерии ещё до подписания договора.

1. Самозанятый. Проверьте ИНН в сервисе «Проверить статус налогоплательщика НПД», указав дату. Повторите проверку в день каждого платежа: статус на дату подписания договора ничего не гарантирует на дату оплаты.
2. ИП или ООО. Получите выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ на egrul.nalog.ru. ФИО или название, ИНН и ОГРН должны совпадать с договором, а ИП должен быть действующим, а не прекратившим деятельность.
3. Режим налогообложения. Спросите прямо: «Вы плательщик НДС? Если нет — на каком основании?» Ответ должен попасть в договор строкой о цене: «Без налога (НДС), п. 1 ст. 145 НК РФ» или «в том числе НДС 22 %».
4. Получатель платежа. Платите на счёт той стороны, которая подписала договор. Перевод на карту жены разработчика или «на ИП друга» — это уже другой получатель и другие налоговые последствия.
5. Документы по итогу. Договоритесь заранее, что вы получите после каждого платежа: чек, счёт, акт, счёт-фактуру. Приложите к договору форму акта, чтобы к концу проекта не выяснилось, что его никто не собирался подписывать.

Когда статус исполнителя почти не важен и какие ошибки бывают?

Если вы заказываете сайт как физическое лицо, статус исполнителя для вас почти ничего не меняет: вы не налоговый агент, вычетов НДС у вас нет, а нужны вам договор, чек или акт как подтверждение оплаты и результата. Важен он для компаний и ИП, которые учитывают расходы и отчитываются.

Ошибки, которые встречаются у заказчиков чаще всего:

• Ждать от самозанятого «закрывающие документы, как у всех». Счёт-фактуры не будет никогда, и это нормально. Обсудите с бухгалтером до старта, что ему достаточно чека и акта.
• Не проверять статус на дату платежа. Исполнитель мог сняться с учёта или превысить лимит за год, а вы узнаете об этом при проверке.
• Выбирать исполнителя с НДС «потому что так солиднее». Если вы сами не плательщик НДС, вы просто отдаёте налог сверх цены.
• Путать статус и права на код. Самозанятый и ИП часто сами пишут код, и тогда, кому принадлежат права, решает договор. Об этом — в статье «Кому принадлежит код сайта после разработки».
• Платить помесячно без результата. Ежемесячная оплата «за программиста» и риск переквалификации, и неясность, за что вы заплатили. Как устроить оплату по этапам, разбирали в статье о фиксированной и почасовой оплате.

Как это устроено у нас?

Мы работаем как ИП, и заказчик получает договор с техзаданием и спецификацией, счета на аванс и остаток и акт сдачи-приёмки. Исполнитель освобождён от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ — это записано в п. 2.1 договора.

Там же сказано, что будет при утрате освобождения: если право на него утрачено к дате сдачи-приёмки, НДС начисляется сверх стоимости работ и оплачивается заказчиком. Эту строку стоит знать заранее. Оплата — 50 % предоплаты в течение 3 рабочих дней после подписания и 50 % после акта, на приёмку у заказчика 5 рабочих дней, гарантия — 30 календарных дней с даты акта.

Все типовые договоры с ТЗ, спецификацией и актом выложены в PDF: от Telegram-бота (от 16 000 ₽) до мобильного приложения (от 200 000 ₽). Их можно показать бухгалтеру и юристу до первого звонка и заранее понять, подходит ли вам такой пакет документов.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли компании заказать сайт у самозанятого?

Можно: разработка сайта — обычная работа по договору, и режим НПД её не запрещает. Компании нужно получить чек на каждую оплату, проверить статус исполнителя на дату платежа и не превращать разовый проект в постоянную работу «по графику» — это признак трудовых отношений.

Нужен ли акт, если самозанятый прислал чек?

Для налогового учёта чек самозанятого достаточен, но чек не подтверждает, что работа принята и сделана по ТЗ. Для разработки акт сдачи-приёмки стоит предусмотреть в договоре: от его даты считаются гарантия, окончательный расчёт и сроки на замечания.

Почему исполнитель-ИП работает без НДС?

ИП и организации на упрощённой системе освобождаются от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ, пока доход не превышает установленный лимит. В договоре это записывают строкой «Без налога (НДС)» со ссылкой на основание; если освобождение будет утрачено, договор должен говорить, кто платит налог.

Выгоднее ли заказчику на общей системе брать исполнителя с НДС?

Сравнивайте цену без НДС: у плательщика НДС входящий налог возвращается вычетом, поэтому предложение «100 тысяч без НДС» и «122 тысячи с НДС 22 %» для такой компании стоят одинаково. Для заказчика на упрощённой системе второе предложение дороже на весь налог.

Как быстро проверить, что исполнитель самозанятый?

По ИНН в сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» на сайте npd.nalog.ru. Указывайте дату платежа: важен статус именно на день оплаты, а не на день подписания договора.

Услуги и кейсы по теме: цены и сроки