Товары под заказ и предзаказ в интернет-магазине: как показывать срок, брать предоплату и подтягивать остатки поставщиков

Короткий ответ: товары под заказ продавать через сайт можно и нужно, если покупатель до оплаты видит честный статус и срок, а магазин знает, откуда этот срок взялся. Для этого нужны четыре вещи: статусы наличия вместо одного «есть / нет», регулярная загрузка остатков поставщиков, правило расчёта срока и сценарий предоплаты с правильными чеками. Отдельно продумайте, что делать при срыве поставки, — за просрочку предоплаченного товара закон предусматривает неустойку.

Ниже — как это устроить в интернет-магазине, где обычно ошибаются и когда сложная схема с поставщиками вам не нужна. Мы разработчики: юридические и налоговые детали сверяйте с юристом и бухгалтером, а мы опишем, что должен уметь сайт.

Какие статусы наличия нужны?

Минимум пять: «в наличии», «на складе поставщика», «под заказ», «предзаказ» и «нет в наличии». Каждый статус меняет три вещи — срок, способ оплаты и кнопку в карточке. Если статуса два, товар поставщика выглядит как ваш, и обещание «доставим завтра» превращается в перенос.

Статус не должен ставить менеджер вручную. Его вычисляет система по правилу: есть свой остаток сверх резерва — «в наличии»; своего нет, у поставщика есть — «на складе поставщика»; нет нигде, но позиция заказывается у производителя — «под заказ»; у товара указана дата выхода — «предзаказ». Ручная правка остаётся для исключений.

Что статус должен менять на сайте:

• Карточку и каталог. Метка у цены, срок рядом с кнопкой, фильтр «только в наличии», который многие покупатели включают первым делом.
• Кнопку. «В корзину», «Оформить предзаказ», «Сообщить о поступлении» — разные действия с разными письмами.
• Корзину. Если в заказе есть товар в наличии и товар под заказ, покупатель должен выбрать: ждать всё вместе или получить двумя отправками. Молча задерживать весь заказ из-за одной позиции — частая причина отказов.
• Оплату. Для «под заказ» — предоплата, для «в наличии» — любые способы, включая оплату при получении.
• Уведомления. Письмо «товар поступил» тем, кто подписался, и письмо о смене срока тем, кто уже оплатил.

Карточки без остатка с сайта обычно не удаляют, а оставляют с понятным статусом и кнопкой «сообщить о поступлении»: страница продолжает собирать поисковый трафик и подписки на поступление.

Статус	Когда ставить	Что видит покупатель	Оплата
В наличии	Товар лежит на вашем складе или в магазине, остаток больше резерва	Дату доставки или самовывоза «завтра», «через 2 дня»	Как обычно: сразу или при получении
На складе поставщика	У поставщика есть остаток, вы забираете его под заказ	Срок с запасом: «отгрузим через 3–5 дней»	Предоплата или оплата при получении — по вашим правилам
Под заказ	Остатка нет нигде, товар заказывают у производителя под покупателя	Срок диапазоном и честную пометку «без отмены после заказа у производителя», если так решили	Частичная или полная предоплата
Предзаказ	Товар ещё не вышел или едет первой партией, есть ожидаемая дата	Дату поступления, количество в партии, условия отмены	Предоплата или бронь без денег
Нет в наличии	Не ждёте поставку в обозримый срок	Кнопку «сообщить о поступлении», аналоги	Купить нельзя

Откуда брать остатки поставщиков?

Из того, что поставщик умеет отдавать: API, регулярный файл (XML, YML, CSV, Excel) по ссылке или на почту, личный кабинет с выгрузкой. Надёжнее всего API и файл по постоянной ссылке. Парсинг сайта поставщика — крайний вариант: он ломается при смене вёрстки и зависит от условий доступа.

Главная работа здесь не в том, чтобы скачать файл, а в сопоставлении. У поставщика свой артикул, своё название и свои единицы, у вас — свои. Нужна таблица соответствия «артикул поставщика → товар магазина», и её кто-то должен вести, когда появляются новые позиции. Без неё загрузка обновит не тот товар или не обновит никакой.

Что учесть при загрузке остатков:

• Несколько поставщиков на один товар. Решите правило: брать того, у кого есть остаток и короче срок, или того, у кого ниже закупочная цена. Покупателю показывайте один итоговый срок, а не список складов.
• Страховой запас. Остаток поставщика видят и другие его клиенты. Показывать «осталось 1 шт.» по чужому складу рискованно: часть магазинов вычитает одну-две единицы или показывает «мало» вместо числа.
• Свежесть данных. У каждой загрузки должна быть дата. Если файл не обновлялся дольше заданного времени, товары этого поставщика переходят в «под заказ» с длинным сроком, а вам приходит уведомление. Иначе сайт неделю продаёт по вчерашнему остатку.
• Цена. Часто вместе с остатком приходит закупочная или рекомендованная цена. Решите заранее, меняет ли загрузка цену на витрине автоматически или только подсвечивает расхождение менеджеру.
• Ошибки файла. Пустой файл или файл с нулями по всем позициям — почти всегда сбой у поставщика, а не распродажа. Загрузка должна такое отбрасывать, а не обнулять полкаталога.

Как устроены сбор и импорт каталога в целом, мы разобрали в статье про парсер и импорт каталога; здесь важна только часть про остатки и сроки. Если товары уже живут в 1С или МойСкладе, остатки поставщиков часто удобнее грузить туда, а сайт берёт итог из учётной системы.

Как считать и обещать срок?

Срок складывается из звеньев: подтверждение у поставщика, его отгрузка, доставка до вашего склада, приёмка и упаковка, доставка покупателю. Каждое звено задаётся в днях по поставщику, а сайт складывает их с учётом выходных и показывает диапазон или дату. Обещать минимум без запаса — главный источник просрочек.

Пример расчёта для товара со склада поставщика: поставщик подтверждает заказ в тот же рабочий день, отгружает за 1–2 дня, доставка до вашего склада — 2 дня, приёмка и упаковка — 1 день, доставка покупателю по городу — 1 день. Итого 5–6 рабочих дней. Покупатель, оформивший заказ в пятницу вечером, должен увидеть не «5–6 дней», а конкретную дату через выходные.

Практичные правила:

• Показывайте дату, а не число дней. «Привезём 12–14 ноября» понятнее, чем «5–7 рабочих дней», и не спорит с календарём праздников.
• Храните срок по каждому поставщику отдельно и пересматривайте его по фактическим поставкам: если «2 дня» у поставщика стабильно превращаются в четыре, система должна считать по четырём.
• Закладывайте отсечку. Заказ после определённого часа поставщик обработает только завтра — сайт должен это учитывать.
• Фиксируйте обещанный срок в заказе. Дата, которую увидел покупатель при оформлении, должна сохраниться в заказе, письме и договоре-оферте. Если срок потом пересчитали, старое обещание не должно потеряться.

Срок передачи товара при предоплате — не просто маркетинг. По ст. 23.1 Закона о защите прав потребителей договор с условием предварительной оплаты должен содержать срок передачи товара. Поэтому дата в заказе и в письме покупателю — это часть договора, а не ориентир для настроения.

Предоплата и чеки

Предоплата за товар под заказ — это расчёт, на который онлайн-касса формирует чек сразу при получении денег. Признак способа расчёта зависит от суммы: вся цена — «предоплата 100%», часть — «предоплата». При передаче товара пробивается второй чек «полный расчёт» с зачётом ранее внесённой суммы.

Признаки способа расчёта заданы форматом фискальных документов (приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@), сама обязанность выдавать чек — в 54-ФЗ о применении ККТ. Для сайта отсюда следуют конкретные требования:

• Сайт передаёт кассе признак расчёта в зависимости от статуса товара и способа оплаты. Если касса облачная и подключена через платёжный сервис, в его настройках тоже должна быть включена передача этого признака.
• Второй чек кто-то должен инициировать. Обычно — смена статуса заказа на «передан покупателю» или «вручён» по данным службы доставки. Если второй чек пробивают вручную, его забывают.
• Частичная предоплата требует, чтобы при получении покупатель мог доплатить: курьеру, в пункте выдачи или по ссылке на оплату. Это разные интеграции, их надо выбрать заранее.
• Бронь без денег для предзаказа — тоже вариант: покупатель встаёт в очередь, а оплату делает, когда партия пришла. Чеков до оплаты нет, но и обязательств у покупателя меньше — часть брони не выкупят.

Как подключить эквайринг и кассу, разобрано в статье про приём оплаты и 54-ФЗ. Здесь важно одно: схему двух чеков согласуйте с бухгалтером до разработки, а не после первой проверки.

Ситуация	Первый чек — при получении денег	Второй чек — при передаче товара
Покупатель оплатил всю сумму за товар под заказ	«Предоплата 100%»	«Полный расчёт» с зачётом предоплаты
Покупатель внёс часть, остальное — при получении	«Предоплата» на внесённую сумму	«Полный расчёт»: зачёт предоплаты и доплата
Заказ отменили до передачи, деньги вернули	Уже пробит: «предоплата 100%» или «предоплата»	Не пробивается; вместо него — чек возврата на сумму предоплаты

Поставщик подвёл: что делать?

Сразу сообщить покупателю, назвать новый срок и дать выбор: ждать или вернуть деньги. По ст. 23.1 Закона о защите прав потребителей при просрочке предоплаченного товара покупатель сам выбирает новый срок или возврат предоплаты, деньги возвращают в течение 10 дней со дня требования.

Деньги здесь вполне ощутимые: за каждый день просрочки закон предусматривает неустойку в размере 0,5 % от суммы предоплаты, но не больше самой предоплаты. На заказе с предоплатой 200 тысяч рублей это тысяча рублей в день. Освобождает от ответственности только непреодолимая сила или вина самого покупателя — задержка у поставщика к этому, как правило, не относится. Как в вашей ситуации, решит юрист; задача системы — не допустить, чтобы о просрочке узнали из претензии.

Что должна уметь система на этот случай:

1. Видеть риск заранее. Если поставщик не подтвердил заказ в срок или не прислал номер отгрузки, заказ подсвечивается менеджеру до того, как просрочена дата для покупателя.
2. Перенести срок в два клика. Менеджер меняет дату, покупатель получает письмо или сообщение с новой датой и кнопками «жду» и «верните деньги».
3. Вернуть деньги тем же способом. Возврат через платёжный сервис, чек возврата на сумму предоплаты, отмена резерва. Как устроены возвраты целиком, — в статье про возвраты в интернет-магазине.
4. Предложить замену. Аналог в наличии с пересчётом разницы — только с согласия покупателя.
5. Запомнить поставщика. Каждый срыв попадает в статистику, и срок по этому поставщику автоматически растёт.

Под заказ на маркетплейсах

На маркетплейсах «под заказ» работает плохо. На FBO товар уже лежит на складе площадки. На FBS и rFBS вы отгружаете сами, но остаток в кабинете площадка считает готовым к сборке в установленное время. Если отдать туда остаток поставщика со сроком в неделю, заказы придётся отменять, а отмены по вине продавца портят показатели и ведут к штрафам.

Как отмены продавца влияют на рейтинг и выплаты, Ozon описывает в справке для продавцов; Wildberries описывает отмену сборочного задания продавцом и связанные штрафы в справочном центре. Размеры штрафов и пороги меняются, поэтому сверяйте их в справке на дату запуска.

Практичная схема для тех, кто продаёт и на сайте, и на площадках:

• На маркетплейсы отдавайте только свой остаток, свободный от резерва, или остаток поставщика, который реально успевает к сроку сборки.
• Товары с долгой поставкой продавайте на своём сайте, где можно честно показать срок и взять предоплату.
• Резерв общий: заказ с сайта сразу уменьшает остаток для площадок, и наоборот. Как настроить автоматическое обновление, — в статье про остатки на WB и Ozon.

Когда сложная схема не нужна?

Если поставщик один, товаров немного, а заказы под заказ единичные, не стоит строить загрузку остатков и расчёт сроков. Хватит статуса «под заказ» с фиксированным сроком в карточке и ручного подтверждения менеджером. Автоматика окупает себя, когда поставщиков несколько, позиций сотни и ручное обновление занимает часы в неделю.

Ещё один случай — товар изготавливают строго по параметрам покупателя: мебель по размерам, вывески, оборудование в комплектации. Здесь корзина с остатками мешает; удобнее каталог с формой заявки: менеджер считает цену и срок, а затем выставляет счёт.

Ошибки, которые встречаются чаще всего:

• товар поставщика показан как «в наличии», а срок не отличается от своего склада;
• загрузка остатков падает молча, и сайт неделями показывает старые числа;
• обещанная дата не сохраняется в заказе, и через неделю никто не помнит, что обещали;
• предоплату взяли, а второй чек при передаче товара не пробили;
• остатки поставщиков ушли на маркетплейсы и превратились в отмены.

Чек-лист настройки

Перед запуском продаж под заказ пройдите по списку. Каждый пункт — либо настройка сайта, либо решение, которое нужно принять до разработки, чтобы его не пришлось переделывать.

1. Утвердить список статусов наличия и правило, по которому система их ставит.
2. Для каждого поставщика: формат и адрес данных, частота загрузки, таблица соответствия артикулов, срок по звеньям, время отсечки.
3. Правило «данные устарели»: через сколько часов товары поставщика уходят в длинный срок и кому приходит уведомление.
4. Защита от пустого или нулевого файла.
5. Расчёт даты с учётом выходных и праздников; дата сохраняется в заказе и в письме покупателю.
6. Правила оплаты по статусам: где предоплата, какая доля, где бронь без денег.
7. Чеки: признак расчёта при оплате, автоматический второй чек при передаче, чек возврата при отмене — согласовано с бухгалтером.
8. Тексты оферты и карточки про сроки, предзаказ и отмену — проверены юристом.
9. Уведомления: «поступил», «срок изменился», «готов к выдаче».
10. Сценарий срыва поставки: подсветка риска, перенос даты, возврат, статистика по поставщику.
11. Какие остатки уходят на маркетплейсы, а какие остаются только на сайте.

Сколько стоит и как это делаем мы

Статусы наличия, предзаказ и уведомления о поступлении — часть каталога и корзины, это входит в интернет-магазин под ключ от 104 000 ₽ и от 5 дней. Одна связка с 1С, CRM или складом по API входит в цену; загрузка остатков от нескольких поставщиков считается после брифа, ближайший тариф — интеграции от 32 000 ₽ и от 2 дней.

Если нужно связать остатки с Wildberries и Ozon, это отдельный тариф «Автоматизация маркетплейсов» от 40 000 ₽ и от 3 дней. Сопровождение загрузок после запуска — по абонентке от 7 900 ₽ в месяц или разово по задачам. Цену и срок называем после брифа и фиксируем в договоре, оплата 50/50: половина после подписания договора, половина после подписания акта.

Из наших проектов: в магазине AleksFurs панель магазина ведёт товары с размерами и остатками, а фильтр «наличие» работает вместе с остальными; на сайте шинного центра «Зелёная дорога» прайс правится в таблице и публикуется на сайт за секунду, а первый экран отвечает на вопрос, что есть в наличии и когда можно забрать.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли показывать на сайте товар, которого нет на моём складе?

Можно, если покупатель до оплаты видит, что товар у поставщика или под заказ, и видит срок. Проблемы начинаются, когда такой товар показан как «в наличии»: покупатель ждёт доставку завтра, а получает звонок с переносом.

Обязательно ли брать предоплату за товар под заказ?

Нет, это решение бизнеса. Предоплату берут, когда товар трудно продать другому покупателю при отказе: изготовление по размерам, редкая позиция, крупная сумма. За просрочку передачи предоплаченного товара закон о защите прав потребителей предусматривает неустойку.

Какой чек пробивать, если покупатель внёс предоплату?

При получении денег — чек с признаком «предоплата 100%» или «предоплата», если внесена часть. При передаче товара — второй чек «полный расчёт» с зачётом предоплаты. Сценарий стоит сверить с бухгалтером и настройками вашей кассы.

Как часто нужно обновлять остатки поставщиков на сайте?

Зависит от того, как быстро у поставщика уходит товар. Для ходовых позиций — несколько раз в день, для мебели или оборудования под заказ часто хватает раза в сутки. Главное — чтобы при сбое загрузки сайт не показывал вчерашние числа как сегодняшние.

Можно ли продавать товары под заказ на Wildberries и Ozon?

На схемах, где отгружаете вы, остаток в кабинете площадки площадка считает готовым к отгрузке в установленный срок. Если отдавать туда остатки поставщика с долгой поставкой, растёт число отмен по вине продавца, а площадки учитывают такие отмены в показателях продавца и могут за них штрафовать.

Услуги и кейсы по теме: интернет-магазины · кейс AleksFurs · цены и сроки