Программа для учёта на заказ: сколько стоит и когда она нужнее Excel и 1С

Короткий ответ: цена программы для учёта на заказ — от 160 000 ₽, срок — от 10 дней, по тарифу «Веб-приложение / SaaS» из прайса: в него входят кабинеты с ролями, база данных под ваши записи, таблицы и дашборды с выгрузкой и одна-две интеграции. Своя программа нужнее Excel и 1С, когда у процесса есть собственные статусы, роли и расчёты, а одни и те же данные приходится вводить в нескольких местах. Если учёт ведёт один человек и процесс стандартный, хватит таблицы или готовой программы. Итоговую сумму мы называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Когда хватит Excel, 1С или готовой программы, а когда нужна своя?

Хватит того, что у вас есть, пока учёт укладывается в стандартные действия и в нём работает мало людей. Своя программа нужна, когда чужие инструменты приходится обходить: вести параллельную таблицу, дублировать ввод, сверять данные руками. Четыре варианта и то, что в каждом делаем мы:

Вариант	Подходит, когда	Перестаёт подходить, когда	Цена у Roboweb
Excel и обычные таблицы	Данные вводят один-два человека, отчёт — одна сводная таблица, процесс ещё меняется	Одну таблицу правят несколько человек и появляются копии; нужны роли, статусы, история изменений и уведомления	Наша работа не нужна
1С	Задача — бухгалтерский, налоговый и регламентированный учёт, и он уже ведётся в 1С	Нужен учёт под ваш процесс со своими статусами и кабинетом для клиентов или подрядчиков, а менять конфигурацию 1С не хочется	Связка 1С с другой системой — интеграция от 32 000 ₽, от 2 дней; саму конфигурацию 1С в эту цену мы не меняем
Готовая программа или CRM	Процесс стандартный: воронка, задачи по клиентам, обычные статусы, нужны одна-две настройки	Доработки меняют базовую логику системы, а условия лицензий задаёт поставщик, их стоит проверить до покупки	Подключаем вашу программу к сайту и 1С — от 32 000 ₽, от 2 дней; подписку вы платите её поставщику
Своя программа на заказ	Процесс нетиповой: свои статусы и расчёты, разные роли, данные должны видеть клиенты или подрядчики	Процесс не описан, пользователь один или задачу решает таблица — деньги будут потрачены зря	От 160 000 ₽, от 10 дней; платы за пользователей нет

Цены в последнем столбце — из прайса и страниц услуг. Что выгоднее за год: готовая система с лицензиями и доработками или своя — зависит от числа пользователей и объёма доработок. Средних цифр «по рынку» в статье нет, это считается под конкретную задачу после брифа. «Готовая или своя» на примере CRM разобрано в статье «Своя CRM на заказ или готовая система с доработками», а как связать 1С с другими системами — в статье про интеграцию 1С, CRM и маркетплейсов.

По каким признакам понятно, что пора заказывать программу для учёта?

Один признак — ещё не повод. Заказывать стоит, когда сошлись несколько: учёт перестал отражать процесс, а люди тратят время на обход его ограничений. Шесть признаков, по которым можно свериться с вашей ситуацией:

• Двойной ввод. Одни и те же данные вносят в таблицу, в 1С и в мессенджер, а потом сверяют вручную.
• Разные люди должны видеть разное. Менеджер — свои записи, руководитель — все, клиент или подрядчик — только свои. В общем файле такое разграничение держится на договорённостях, а не на правилах.
• У записи есть жизненный цикл. Статусы, ответственные, сроки и уведомления «кому пора действовать» — а не просто строки в таблице.
• Расчёты по вашим правилам. Формулы, которых нет в готовых программах и которые страшно держать в ячейках, где их легко затереть.
• Знание живёт в одном файле и в голове одного сотрудника. Он уходит в отпуск — и работа встаёт.
• Данные нужны другим системам. Сайту, оплате, 1С, и вы устали выгружать и загружать файлы руками.

Если вы узнали себя сразу в нескольких пунктах, разговор о собственной программе уместен. Если только в одном, сначала проверьте, нельзя ли поправить таблицу или настройки готовой программы.

Когда программу для учёта на заказ делать не стоит?

Не стоит, когда задачу решает инструмент дешевле или когда процесс ещё не готов к автоматизации: программа закрепляет порядок, но не создаёт его. Пять случаев, в которых мы скажем «вам это не нужно»:

• Учёт ведёт один человек, записей немного, а отчёт — одна сводная таблица. Таблица справится.
• Процесс меняется каждую неделю. Сначала выстройте его вручную, а потом переносите в программу.
• Процесс стандартный — воронка, задачи по клиентам, обычные статусы. Тогда дешевле и быстрее готовая CRM с интеграцией; цены и состав своей системы для клиентов и сделок разобраны в статье «Сколько стоит разработка CRM на заказ».
• Нужен бухгалтерский, налоговый или иной регламентированный учёт. Это задача 1С: свою программу строят рядом и связывают с ней, а не вместо неё.
• Нужно приложение из App Store и Google Play. Программа открывается в браузере телефона, а нативное приложение для iOS и Android считается отдельно.

Сколько стоит программа для учёта на заказ и что входит в разработку?

От 160 000 ₽ и от 10 дней. Отдельного прайса на «программу для учёта» нет: по составу работ это заказное веб-приложение, поэтому цена и срок берутся из тарифа «Веб-приложение / SaaS». Слово «от» означает цену компактной рабочей первой версии, а не любой программы; точную сумму и срок мы записываем в договор до старта. Разработка программы для учёта в этот базовый объём включает:

• личные кабинеты и роли: кто что видит и что может менять;
• базу данных и API под ваши записи — то, что вы учитываете, становится сущностями в базе;
• таблицы и дашборды с фильтрами, поиском и экспортом;
• регистрацию, вход, восстановление пароля и уведомления на почту;
• приём оплаты и учёт транзакций, если он нужен;
• одну-две внешние интеграции — например, 1С, CRM, мессенджер или другой сервис по API;
• адаптивную вёрстку, чтобы программа работала и на телефоне;
• выкладку на сервер, домен, SSL и базовую аналитику.

Цену вверх двигает то, что за пределами этого списка. По прайсу отдельно оцениваются третья и следующие интеграции, нестандартные платёжные схемы, нативные мобильные приложения, тексты, фото и видео, юридические документы и подключение эквайринга от вашего юрлица. А для того, чего на страницах услуг нет вовсе, мы цену не придумываем и называем её после брифа: это перенос данных из ваших таблиц, печатные формы документов, оборудование вроде сканеров штрихкодов. Каждая такая позиция должна появиться отдельной строкой в смете до подписания договора, а не раствориться в общей сумме.

Оплата — 50% в течение 3 рабочих дней с подписания договора и 50% в течение 3 рабочих дней с подписания акта приёмки, исполнитель освобождён от НДС по п. 1 ст. 145 НК РФ. Условия — на странице цен, состав работ и этапы — на странице веб-приложений.

Что описать до сметы, если вы хотите заказать программу для учёта?

Готовое техзадание приносить не нужно: бриф и ТЗ — первый этап нашей работы. Но на шесть вопросов лучше ответить заранее, потому что от них зависят роли, сценарии, модель данных и число интеграций — то, из чего складывается смета.

1. Что именно вы учитываете? Перечислите объекты: заказы, клиентов, партии, оборудование, заявки, договоры. Для каждого — какие данные о нём важны.
2. Какие статусы проходит запись? От появления до закрытия: кто и когда переводит её дальше.
3. Кто вводит данные и откуда? Вручную, из файлов, из другой системы. Важны не фамилии, а роли: менеджер, производство, руководитель, клиент.
4. Кто что видит и меняет? Какие записи доступны каждой роли и что она не должна видеть вообще.
5. Какие отчёты нужны? Запишите вопросы, на которые сегодня отвечаете вручную: «что просрочено», «сколько отгружено за неделю». Отчёты строятся от этих вопросов, а не наоборот.
6. С чем обмен и что с текущими данными? 1С, сайт, CRM, оплата, почта — и в какую сторону идут данные. Есть ли таблицы, которые нужно перенести.

Условный пример ответа: «Учитываем заказы на изготовление. Заказ состоит из позиций и проходит статусы „принят — в работе — готов — отгружен“. Заказы вводят менеджеры, статусы меняет производство, руководитель смотрит сводку, клиент видит только свои заказы. Отгрузки должны попадать в 1С». Это по одному предложению на вопрос, и для оценки состава и срока этого достаточно. Если на какой-то вопрос ответа нет, это тоже результат: значит, его надо решить на брифе.

Как перенести данные из Excel в новую программу?

Перенос данных из таблиц в состав тарифа не назван: в нём есть наполнение демо-данными, а загрузку ваших рабочих файлов мы оцениваем после брифа и записываем в смету отдельной строкой. Цена и срок зависят от того, насколько ваши таблицы похожи на записи в базе данных, а не от красоты оформления.

Что осложняет перенос:

• одну и ту же сущность записывают по-разному — «ООО Ромашка» и «Ромашка, ООО» — и программе нужно объяснить, что это одна запись;
• в одной колонке лежат и число, и комментарий, а даты записаны текстом;
• объединённые ячейки, пустые строки «для красоты», итоги посреди данных;
• часть сведений живёт на отдельных листах и в файлах других сотрудников.

Что можно сделать до брифа: прислать один-два реальных файла вместе с самыми неудобными строками (персональные данные при этом лучше убрать или заменить); отметить колонки, которыми вы действительно пользуетесь; решить, переносить ли весь архив или только открытые записи — архив можно оставить в таблице как справочник; договориться, что период, когда вы ведёте учёт и в таблице, и в программе, будет коротким и с датой окончания. Иначе два источника расходятся, и непонятно, какому верить.

С чего начать: можно ли запустить первую версию вокруг одного процесса?

Можно, и лучше именно так. Выберите процесс, где потери времени и ошибки заметнее всего, и опишите его от ввода данных до отчёта: это и будет первая версия. Остальное добавляется итерациями по приоритету, а не в одном большом проекте. Этапы и их длительность по странице услуги:

1. Разбор и смета — 1-2 дня. Сценарии, роли, интеграции, объём первой версии и цена.
2. Архитектура и дизайн — 2-3 дня. Схема данных, роли и доступы, экраны. Согласуем до сборки; на прототипе заложено до 2 раундов правок.
3. Сборка — от 6 дней. Экраны, API, логика и интеграции; на готовой сборке — ещё до 2 раундов правок.
4. Запуск — 1 день и дальше итерации. Выкладка на боевой сервер и домен, проверка, передача доступов.

Во вторую версию стоит отложить то, без чего первая версия работает: следующий процесс, нестандартные отчёты, третья интеграция, приложение для телефона. Решение, что вынести, лучше принять на этапе сметы: после подписания договора объём меняется только по соглашению сторон, отдельным документом.

Что будет после запуска и сколько это стоит?

За пользователей вы не платите. После запуска остаются расходы на сервер и сторонние сервисы, если они нужны, а поддержка нужна тогда, когда программа развивается. Первые 14 дней после запуска исправление ошибок бесплатно, а по договору действует гарантия 30 дней на ошибки, возникшие по вине исполнителя; она не распространяется на изменения, внесённые вами или третьими лицами, и на сбои сторонних сервисов.

Дальше — абонентка на поддержку и развитие от 7 900 ₽ в месяц (состав и цену считаем после брифа) либо разовые задачи, если программа меняется редко. Новые отчёты, процессы и интеграции добавляются так же, как и первая версия: по приоритету и с понятной сметой.

Данные, накопленные в программе, остаются за вами. Исходный код лежит в вашем репозитории, а доступы к серверу, базе и домену передаются вам; исключительное право на код остаётся у исполнителя, а вам после полной оплаты предоставляется лицензия на весь срок действия этого права, так что дорабатывать программу можно с любыми подрядчиками. Точные формулировки — в типовых договорах на сайте.

Короткие ответы на частые вопросы

Сколько стоит программа для учёта на заказ?

По тарифу «Веб-приложение / SaaS» — от 160 000 ₽ и от 10 дней: кабинеты с ролями, база данных, таблицы и дашборды, одна-две интеграции. Итог называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Когда достаточно Excel и не нужно ничего заказывать?

Когда данные вводят один-два человека, отчёт — одна сводная таблица, а сам процесс ещё меняется. Заказывать программу стоит, когда появляются роли, статусы, расчёты по вашим правилам и двойной ввод.

Заменит ли своя программа 1С?

Для бухгалтерского и налогового учёта это не нужно: он остаётся в 1С. Программу строят для учёта вашего процесса и связывают с 1С через интеграцию — две системы входят в базовую цену интеграций.

Можно ли загрузить в новую программу данные из наших таблиц?

Перенос данных в составе тарифа не назван, поэтому его объём и цену мы называем после брифа. Чтобы оценка была точной, пришлите один-два реальных файла.

Нужно ли платить за каждого пользователя?

Нет, ежемесячной платы за пользователей у студии нет. После запуска вы оплачиваете сервер, сторонние сервисы, если они нужны, и поддержку, если она нужна.

За сколько можно запустить первую версию?

От 10 дней, если первая версия строится вокруг одного процесса. Если процессов больше, срок дольше — его называем после брифа.

Услуги и кейсы по теме: интеграция с 1С и CRM от 32 000 ₽ · веб-приложения и SaaS · цены и сроки