Политика использования ИИ в компании: какие правила дать сотрудникам, чтобы не утекли данные клиентов

Короткий ответ: политика использования ИИ — это внутренний документ на одну-две страницы, который отвечает сотруднику на пять вопросов: какие данные нельзя вставлять в публичные нейросети, какими инструментами можно пользоваться, для каких задач не нужно ничьё разрешение, кто проверяет результат и кто за него отвечает. Хорошая политика не запрещает нейросети, а делает их использование видимым и безопасным. Ниже — шаблон, который можно взять за основу, и порядок, как ввести правила за две-три недели.

Сразу оговорка: это практическая статья для руководителя, а не юридическая консультация. Можно ли передавать персональные данные клиентов во внешний ИИ-сервис по 152-ФЗ, мы разобрали отдельно — в статье про данные клиентов и ИИ-сервисы. Здесь — о том, как договориться с сотрудниками.

Зачем политика, если «все и так пользуются»?

Именно поэтому. Если сотрудники уже пользуются нейросетями, а правил нет, каждый сам решает, что можно вставить в окно чата: письмо клиента, договор с реквизитами, выгрузку из CRM. Политика переводит личные решения в общие правила и показывает, где граница.

Без правил в компании обычно складываются три ситуации:

• Данные уходят туда, где компания их не контролирует. Менеджер вставляет переписку с клиентом в бесплатный сервис на личной почте, чтобы «сделать письмо вежливее». Что сервис делает с этим текстом, сколько хранит и где, никто не проверял.
• Ошибки уходят клиентам. Нейросеть уверенно пишет несуществующий пункт договора или неверную цену, и текст отправляют без проверки — потому что «выглядит грамотно».
• Польза остаётся у одного человека. Кто-то нашёл, как за десять минут готовить сводку по тендеру, но остальные об этом не знают: пользоваться открыто неловко, правил нет.

Есть и формальная причина. Если в компании введён режим коммерческой тайны, закон требует установить порядок обращения с такой информацией и контролировать его соблюдение (п. 2 ч. 1 ст. 10 98-ФЗ «О коммерческой тайне»), а работника — ознакомить под расписку с перечнем такой информации и с режимом (п. 1–2 ч. 1 ст. 11). Публичная нейросеть — ещё один канал, по которому информация может покинуть компанию, и в порядке обращения его стоит назвать прямо.

Уровень	Примеры	Публичный сервис	Разрешённый инструмент компании
Красный — нельзя никуда без отдельного решения	Паспортные данные, сведения о здоровье, банковские карты, пароли, ключи доступа, выгрузки баз клиентов целиком	Нельзя	Только если задача согласована с ответственным и юристом
Оранжевый — только в разрешённые инструменты	ФИО, телефоны и переписка клиентов, договоры с реквизитами, цены закупки, условия сделок, исходный код, всё с грифом «Коммерческая тайна»	Нельзя	Можно, в пределах задачи
Жёлтый — можно после обезличивания	Письмо клиента без имени и номера заказа, договор без реквизитов, таблица без фамилий	Можно, если убрано всё, по чему узнаётся человек или сделка	Можно
Зелёный — можно свободно	Опубликованные тексты сайта, общие вопросы, черновики без данных, учебные задачи	Можно	Можно

Какие данные запрещено вставлять в публичные сервисы?

Всё, по чему можно узнать конкретного человека или конкретную сделку, плюс то, что компания считает коммерческой тайной, плюс доступы. Удобнее всего не перечислять сотни случаев, а ввести три-четыре уровня данных и привязать к каждому разрешённые инструменты.

Слово «публичный» здесь важно. Публичный сервис — тот, где аккаунт личный, договора с компанией нет и вы не знаете, как хранится история запросов. Разрешённый инструмент — тот, условия которого проверил ответственный и внёс в реестр: корпоративный тариф с договором, российский облачный сервис или модель на сервере компании.

Как пользоваться таблицей на практике:

• Сомневаешься — выбирай строже. Если сотрудник не уверен, к какому уровню относится документ, он считает его на уровень строже.
• Обезличивание — это не только имя. Номер заказа, адрес объекта, должность в небольшой компании, подпись в конце письма, цитата из предыдущей переписки — всё это тоже указывает на человека. Перед вставкой текст просматривают целиком.
• Файлы опаснее текста. В загруженной таблице или скане легко пропустить лист со списком клиентов. Для красного и оранжевого уровня загрузка файлов в публичные сервисы запрещается целиком.
• Код и доступы — отдельная строка. Пароли, ключи API, строки подключения к базе, конфигурации серверов не вставляются никуда. Исходный код — только в разрешённые инструменты.

Какие задачи разрешены без согласования?

Те, где на входе нет закрытых данных, а результат человек всё равно перечитывает: черновики текстов, переформулировки, идеи, переводы опубликованных материалов, разбор общих вопросов. Список таких задач стоит дать прямо, чтобы сотрудник не спрашивал разрешения на каждое письмо.

Типовой «зелёный список» для обычной компании:

• черновик поста, статьи, описания товара или вакансии — без данных клиентов и сотрудников;
• сделать текст короче, понятнее, вежливее — если в нём нет имён, номеров и сумм сделки;
• перевод опубликованных материалов: сайта, каталога, инструкции к товару;
• идеи заголовков, структура презентации, план встречи;
• объяснение общих понятий: что такое ЭДО, как устроен расчёт пени — с обязательной проверкой по первоисточнику;
• формулы для таблиц и шаблоны документов без реальных данных.

А вот что требует согласования с руководителем или ответственным, даже если данные обезличены:

• всё, что уходит клиенту, партнёру или в госорган от имени компании без правки человеком;
• юридические формулировки в договорах и претензиях;
• расчёты, на основании которых называют цену или принимают решение о закупке;
• решения о людях: отбор резюме, оценка работы сотрудника;
• подключение нейросети к рабочим системам — CRM, почте, 1С, мессенджеру компании.

Кто проверяет результат и отвечает за него?

Тот, кто использует результат. Если менеджер отправил клиенту письмо, написанное с помощью нейросети, ответственность за письмо — на менеджере, как если бы он написал его сам. Эту фразу стоит дословно записать в политику: она снимает большую часть споров.

Что значит «проверил» — тоже стоит расписать, иначе проверка превращается в беглый взгляд:

1. Факты и цифры сверены с источником — прайсом, договором, CRM, текстом закона, а не с ответом нейросети.
2. Ссылки открыты. Нейросеть может сослаться на несуществующую статью закона или страницу.
3. Обещания совпадают с тем, что компания готова выполнить: сроки, скидки, условия возврата.
4. Тон и формулировки — ваши, а не шаблонно-восторженные.

Для задач с повышенным риском — договоры, цены, ответы на претензии — вводят второе правило: результат смотрит второй человек. Похожая логика заложена и во внедрённые решения: в нашем кейсе КРОМ ИИ на первой линии классифицирует обращение, готовит черновик ответа и подсказывает статью базы знаний — то есть берёт на себя подготовку, а не решения по сложным обращениям. Тот же принцип «ИИ готовит, человек решает» стоит перенести и на ручную работу с нейросетями.

Поле реестра	Что записать	Пример
Инструмент и тариф	Название, тип подписки, кто владелец аккаунта	Корпоративный тариф сервиса, аккаунт на компанию, а не на личную почту
Допустимый уровень данных	До какого цвета из классификации можно работать	До оранжевого, без красного
Где обрабатываются данные	Страна и условия хранения по договору или оферте сервиса	Россия, история запросов хранится 30 дней — со слов договора
Кто разрешил и когда пересмотреть	Ответственный и дата следующей проверки	Руководитель ИТ, пересмотр раз в полгода
Для каких задач	Отделы и типовые сценарии	Маркетинг: тексты; продажи: черновики писем по шаблону

Как вести список разрешённых инструментов?

Одной таблицей, у которой есть владелец. В ней — каждый согласованный инструмент, допустимый уровень данных, где хранятся запросы, кто разрешил и когда пересмотреть. Всё, чего нет в таблице, считается публичным сервисом со всеми ограничениями.

Что важно при согласовании нового инструмента:

• Аккаунт компании, а не сотрудника. Когда человек уходит, доступ и история запросов должны остаться у компании, а не уйти вместе с его личной почтой.
• Условия хранения — из договора или оферты сервиса, а не из рекламной страницы: сколько хранится история, используются ли запросы для обучения, в какой стране обрабатываются данные.
• Отключённое обучение на ваших данных, если сервис это позволяет, — проверяет ответственный, а не каждый сотрудник в своих настройках.
• Плагины и расширения браузера — отдельные инструменты. Расширение, которое «помогает писать письма», может читать всю почту.

Владелец реестра — не обязательно айтишник. В небольшой компании это может быть руководитель или офис-менеджер, который раз в полгода проходит по таблице и проверяет, не изменились ли условия сервисов.

Шаблон политики на одну страницу

Ниже — структура, которую можно адаптировать за вечер. Длинный документ на двадцать страниц никто не прочитает; одна страница с понятными пунктами работает. Детали — в приложениях: классификация данных и реестр инструментов.

1. Цель. Компания разрешает использовать нейросети в работе, чтобы экономить время на рутине, и устанавливает правила, чтобы защитить данные клиентов, сотрудников и коммерческую тайну.
2. Область действия. Правила распространяются на всех сотрудников и подрядчиков с доступом к данным компании, на рабочие и личные устройства, если на них обрабатываются рабочие данные.
3. Классификация данных. Четыре уровня — красный, оранжевый, жёлтый, зелёный — по приложению 1. В спорных случаях данные относятся к более строгому уровню.
4. Разрешённые инструменты. Список — в приложении 2, его ведёт ответственный. Использовать для рабочих задач сервис не из списка можно только с данными зелёного уровня.
5. Задачи без согласования. Перечень «зелёных» задач. Всё, что уходит наружу от имени компании без правки человеком, — только с согласования руководителя.
6. Проверка результата. Сотрудник сверяет факты, цифры и ссылки с источниками. Договоры, цены и ответы на претензии дополнительно смотрит второй человек.
7. Ответственность. За результат, использованный в работе, отвечает сотрудник, который его использовал. Нарушение правил обращения с данными — нарушение порядка обращения с конфиденциальной информацией.
8. Инциденты. Если закрытые данные попали в публичный сервис, сотрудник в тот же день сообщает ответственному: что, куда и когда. За своевременное сообщение не наказывают.
9. Ответственный и пересмотр. ФИО и должность ответственного; политика пересматривается раз в полгода.
10. Ознакомление. Сотрудник знакомится с политикой под роспись; новые сотрудники — при приёме.

Пункт про инциденты часто пропускают, а он один из самых полезных. Если за признание наказывают, о попавшем наружу договоре вы узнаете последним. Если оформлять политику как локальный нормативный акт, по ст. 22 ТК РФ работодатель знакомит с ним работников под роспись; формулировки об ответственности и дисциплинарных мерах согласуйте с юристом или кадровиком.

Как ввести правила и не убить пользу?

Начать с разговора, а не с приказа: узнать, кто и для чего уже пользуется нейросетями, разрешить полезное, закрыть опасное и дать удобную замену. Политика, которая только запрещает, через месяц перестаёт соблюдаться — люди просто перестают об этом говорить.

Порядок, который укладывается в две-три недели:

1. Неделя 1 — анонимный опрос. Какие сервисы, для каких задач, с какими данными. Без поиска виноватых: цель — увидеть реальную картину.
2. Неделя 1 — классификация данных. Руководители отделов называют, какие документы у них красные и оранжевые. Если перечень коммерческой тайны уже есть, его берут за основу.
3. Неделя 2 — реестр инструментов. Выбрать один-два разрешённых инструмента на компанию, чтобы у сотрудника была законная альтернатива личному аккаунту.
4. Неделя 2 — текст политики по шаблону выше, согласование с юристом и кадровой службой.
5. Неделя 3 — короткое обучение на 30–40 минут с примерами из вашей работы: вот письмо клиента, вот как его обезличить, вот что нельзя загружать. Как продолжить обучение — в программе обучения сотрудников работе с ИИ на месяц.
6. Дальше — сбор удачных сценариев. Общая папка или канал, где сотрудники делятся рабочими приёмами. Так польза перестаёт быть личной.

Если в компании много однотипных задач с закрытыми данными — ответы клиентам, поиск по регламентам, разбор заявок, — правилами их не решить: сотрудникам нужен инструмент, который работает с этими данными внутри компании. Это отдельный проект. О том, с какого процесса начинать, — в статье как внедрить ИИ в компании и не потратить деньги впустую, а пример такого инструмента — внутренний ИИ-помощник по регламентам.

Когда отдельная политика не нужна и какие ошибки встречаются?

Отдельный документ не нужен, если в компании три-пять человек и все сидят в одной комнате: хватит короткого письма с тремя правилами. Не нужен он и там, где с нейросетями никто не работает и не собирается. Во всех остальных случаях правила дешевле, чем разбор утечки.

Типичные ошибки при введении правил:

• Тотальный запрет. Сотрудники продолжают пользоваться нейросетями, но с телефона и молча. Компания теряет и контроль, и пользу.
• Политика без замены. Запретили вставлять письма клиентов в публичные сервисы, но не дали разрешённого инструмента — правило нарушают в первый же загруженный день.
• Названия сервисов в тексте политики. Сервисы меняют условия каждые несколько месяцев. В политике — принципы и уровни данных, конкретные инструменты — в реестре, который легко обновить.
• Документ на двадцать страниц. Его подписывают не читая. Одна страница плюс приложения работают надёжнее.
• Нет ответственного. Реестр устаревает, новые сотрудники о правилах не знают, через полгода политика существует только в папке у кадровиков.
• Наказание за признание. Сотрудник, который ошибся и промолчал, опаснее того, кто сразу сообщил.

Чем мы можем помочь и сколько это стоит?

Политику пишет сама компания вместе с юристом — это внутренний документ. Мы подключаемся, когда правил мало и нужен инструмент: ИИ, который работает с вашими данными на согласованной инфраструктуре и с понятными правами доступа.

По прайсу внутренний помощник или ассистент на данных компании собирается по тарифу «AI-решения / AI-ассистенты» — от 72 000 ₽, от 3 дней. Связка с CRM, 1С или почтой — по тарифу «Интеграции и автоматизация», от 32 000 ₽. Где будет работать модель — в российском облаке, на вашем сервере или в облачном сервисе, — решаем до разработки, исходя из того, какие данные через неё пойдут. Оплата токенов или API модели в тариф не входит — по факту, на ваш аккаунт. Подробно этапы и состав работ — на странице внедрения ИИ под ключ.

Условия — по договору: оплата 50/50, приёмка 5 рабочих дней, до 2 раундов правок, гарантия 30 календарных дней с даты акта. По тарифу «AI-решения / AI-ассистенты» 7 дней после запуска мелкие правки бесплатно, дальше — поддержка и развитие от 7 900 ₽ в месяц. Итоговую цену и срок называем после брифа и фиксируем в договоре до старта.

Короткие ответы на частые вопросы

Можно ли запретить сотрудникам пользоваться нейросетями совсем?

Формально можно, но на практике запрет уводит использование в личные телефоны и аккаунты, где компания уже ничего не видит. Обычно работает другой подход: разрешить понятные задачи, закрыть опасные данные и дать сотрудникам согласованный инструмент.

Нужно ли знакомить сотрудников с политикой под роспись?

Если политика оформлена как локальный нормативный акт, по ст. 22 ТК РФ работодатель знакомит с ним работников под роспись. Без ознакомления спросить с сотрудника за нарушение правил будет сложно.

Кто отвечает, если в тексте от нейросети ошибка?

Тот сотрудник, который отправил текст клиенту или использовал результат в работе, — так и стоит записать в политике. Нейросеть не участник процесса, а инструмент, как калькулятор или переводчик.

Как часто обновлять список разрешённых инструментов?

Пересматривать раз в полгода и внепланово — когда сервис меняет условия хранения данных или в компании появляется новая задача. У каждой строки реестра должен быть ответственный и дата следующей проверки.

Сколько стоит свой ИИ-инструмент для сотрудников вместо публичных сервисов?

Внутренний помощник на данных компании собирается по тарифу «AI-решения / AI-ассистенты» — от 72 000 ₽ и от 3 дней; связка с CRM или 1С — по тарифу интеграций от 32 000 ₽. Оплата токенов или API модели в тариф не входит — по факту, на ваш аккаунт.

Услуги и кейсы по теме: внедрение ИИ под ключ · кейс КРОМ · цены и сроки